.

Jak urządzić salę konferencyjną?

Aranżacja sali konferencyjnej wydaje się prostym zadaniem. Wystarczy wiedzieć, jakie meble wybrać i jakie sprzęty multimedialne będą potrzebne. W praktyce jednak okazuje się, że trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, które mają wpływ na to, jakie wyposażenie sali konferencyjnej będzie optymalne w danym przypadku. Jakie kwestie są istotne przy urządzaniu sali konferencyjnej? Czy można zrobić to […]

Aranżacja sali konferencyjnej wydaje się prostym zadaniem. Wystarczy wiedzieć, jakie meble wybrać i jakie sprzęty multimedialne będą potrzebne. W praktyce jednak okazuje się, że trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, które mają wpływ na to, jakie wyposażenie sali konferencyjnej będzie optymalne w danym przypadku. Jakie kwestie są istotne przy urządzaniu sali konferencyjnej? Czy można zrobić to samodzielnie, czy warto postawić na doświadczenie specjalistycznej firmy? Jak powinna być zaaranżowana sala konferencyjna na 10 osób, a jak ta, w której będzie spotykać się 50 i więcej osób? Przedstawiamy krótki poradnik dotyczący wyposażenia sali konferencyjnej.

Wyposażenie sali konferencyjnej – co powinno się w niej znaleźć?

Podstawową kwestią, którą należy uwzględnić przy urządzaniu pomieszczenia, są meble do sali konferencyjnej: krzesła, stoły, mównica i dodatkowe elementy wyposażenia, takie jak wieszaki na odzież czy szafy. Meble do sali konferencyjnej powinny być przede wszystkim funkcjonalne. Ważna jest też ich dobra jakość – meble do sali konferencyjnej starannie wykonane z wytrzymałych materiałów posłużą dłużej i lepiej się prezentują. Liczba krzeseł i wielkość stołu zależy od liczby osób zwykle uczestniczących w spotkaniach. Kształt i kolor stołu oraz krzeseł to sprawa wtórna, ale nie mniej istotna, jeśli zależy nam na utrzymaniu spójnego stylu i dopasowaniu sali konferencyjnej do estetyki panującej w firmie i charakteru wnętrza.

Dobrym rozwiązaniem w większej sali są krzesła z pulpitami, na których uczestnicy mogą położyć notatki, laptopa lub postawić kubek z kawą. Nowoczesna sala konferencyjna nie może obyć się bez sprzętu multimedialnego, czyli: rzutnika lub projektora i systemu nagłośnienia (mikrofony tradycyjne i/lub bezprzewodowe, głośniki). Przydatne są również tablice multimedialne, ekrany prezentacyjne, wskaźniki laserowe oraz system pozwalający na zaciemnienie sali. Sprzęt multimedialny jest przydatny do prezentacji i choć nie na każdym spotkaniu w sali konferencyjnej musi być użyty, to jednak stanowi niezbędny element jej wyposażenia.

Aranżacja sali konferencyjnej – oświetlenie i akustyka

Kolejne ważne kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę, urządzając salę konferencyjną, to oświetlenie i akustyka. Akustyka w sali konferencyjnej jest istotna zwłaszcza w większych pomieszczeniach. Sala konferencyjna na 50 i więcej osób powinna być wyposażona w sprzęt nagłaśniający, ale ważne jest również takie urządzenie pomieszczenia, by dźwięk rozchodził się prawidłowo i docierał nawet do najdalszych części sali. Oświetlenie w sali konferencyjnej należy rozmieścić tak, by całe pomieszczenie było równomiernie doświetlone. Do tego celu sprawdzą się systemy LED, które pozwalają na oszczędność energii przy długotrwałym użytkowaniu.

W sali konferencyjnej powinny znajdować się okna, ale nawet przy świetle dziennym korzystne jest włączenie dodatkowego oświetlenia – białe równomiernie rozmieszczone światło pobudza uwagę słuchaczy i pozytywnie działa na stopień ich zmotywowania. Niewielka sala konferencyjna na 10 osób może obyć się bez nagłośnienia, ale i w niej ważna jest akustyka. Pamiętajmy, że np. tapicerowane meble wygłuszają dźwięk. Jednocześnie w pomieszczeniu nie powinien pojawiać się efekt echa czy pogłosu, który działa niezwykle drażniąco i może rozpraszać uwagę słuchaczy.

Ergonomia w sali konferencyjnej – dostosowanie liczby krzeseł i ustawienie mebli

Liczba krzeseł znajdujących się w sali konferencyjnej zależy od tego, ile osób zwykle uczestniczy w spotkaniach. Sala konferencyjna na 20 osób powinna mieć na stanie przynajmniej 20 krzeseł ustawionych tak, by każdy uczestnik czuł się komfortowo i mógł w pełni brać udział w spotkaniu. Układ krzeseł nie jest kwestią przypadku i powinien być starannie przemyślany. Wiele zależy od wymiarów i kształtu pomieszczenia. W większych salach można pozwolić sobie na układ zajmujący więcej miejsca, w mniejszych pomieszczeniach sprawdzi się układ w kształcie podkowy. Ma on tę zaletę, że sprzyja bezpośredniej komunikacji pomiędzy uczestnikami, dlatego jest dobrym rozwiązaniem w przypadku spotkań, na których prowadzona jest dyskusja.

Można też ustawić krzesła wokół stołu – taki układ jest świetny do spotkań zespołu w mniejszym gronie, kiedy omawiane są ważne kwestie dotyczące firmy. Gdy w grę wchodzi sala konferencyjna na 50 osób i więcej, najlepszy jest układ szkolny lub teatralny, można też wstawić do pomieszczenia większą liczbę stołów. Układ teatralny i szkolny gwarantują, że wszyscy uczestnicy widzą prelegenta i ekran prezentacyjny. Stoły można ustawić w kształt U – dzięki temu uczestnicy nie zasłaniają sobie wzajemnie widoku na prelegenta i prezentowane na ekranie treści.

Sala konferencyjna w stylu minimalistycznym, industrialnym czy klasycznym?

Nowoczesna sala konferencyjna to wizytówka firmy. Warto dołożyć starań, by prezentowała się elegancko i była wyposażona w sprzęty dobrej jakości. Bardzo ważnym elementem jest spójność stylu, w jakim sala konferencyjna jest zaaranżowana. Wprowadza ona harmonię i podkreśla elegancję wnętrza, a osoby przebywające w pomieszczeniu czują się w nim dobrze. Częstym wyborem jest sala konferencyjna w stylu industrialnym lub minimalistycznym. To dobry wybór, ponieważ nieco surowa aranżacja bez zbędnych dodatków nie rozprasza uwagi i pomaga skupić się na ważnych zadaniach.

Pamiętajmy jednak, że styl aranżacji sali konferencyjnej powinien współgrać z aranżacją innych pomieszczeń w firmie. Jeśli są one urządzone klasycznie, to sala konferencyjna w stylu minimalistycznym wprowadzi element dysharmonii. Wybór stylu jest kwestią gustu, ale także filozofii firmy. Jeśli stawia ona na klasykę i bogate wyposażenie wnętrz, wówczas także sala konferencyjna powinna wpisywać się w tę estetykę.

Aranżacja sali konferencyjnej – samodzielnie czy z pomocą specjalisty?

Wyposażenie sali konferencyjnej i jej urządzenie warto zlecić profesjonalnej firmie, która specjalizuje się w aranżacji tego typu wnętrz. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i mamy gwarancję, że w sali konferencyjnej znajdą się wszystkie potrzebne elementy ustawione w optymalny sposób. Zwykle zatrudniona firma przedstawia kilka projektów do wyboru, a zamawiający ma możliwość zgłaszania własnych pomysłów i oczekiwań. Jeśli urządzamy salę konferencyjną samodzielnie, sporządźmy dokładną listę potrzebnych rzeczy, aby uniknąć zbędnych wydatków. Kwestie, które należy wziąć pod uwagę, to:

• charakter i wielkość pomieszczenia,
• liczba osób uczestniczących w spotkaniach,
• styl umeblowania i dominująca kolorystyka.

W Manutan możesz zamówić meble do sali konferencyjnej i inne elementy wyposażenia:

• stół konferencyjny Steven, 150 x 75 x 74 cm, wersja prosta, kod SKU: 1500088,
• półokrągły stół konferencyjny Tyler, 120 x 74 cm, kod SKU: 1500080,
• stoły konferencyjne Alfa Root, 200 x 100 x 74,2 cm, kod SKU: 2292400,
• okrągłe stoły konferencyjne Manutan Expert Quatuor, 120 x 72 cm, kod SKU: 1505760,
• plakietka na drzwi Sala konferencyjna, kod SKU: 19873899MR,
• ekran projekcyjny NOBO, ścienny, 4:3, 2400 x 1813 mm, biały, kod SKU: 18493875MR,
• ekran prezentacyjny na trójnogu BI-OFFICE, 152 x 152 cm, kod SKU: 18493886MR.