Przechowywanie ważnych dokumentów w biurze czy kluczy do pomieszczeń służbowych w zakładzie pracy wymaga odpowiednich zabezpieczeń. Praktycznym zabezpieczeniem są zamykane szafki na klucze oraz sejfy do biura. Jakie są rodzaje szafek na klucze i czym się kierować, wybierając sejf na dokumenty? W tym artykule omawiamy najważniejsze kwestie związane z bezpieczeństwem w biurze i przechowywaniem cennych przedmiotów oraz ważnych dokumentów.
Bezpieczeństwo w biurze – sejfy do biura
W biurze znajduje się wiele dokumentów i przedmiotów, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Dotyczy to zarówno dokumentów zawierających poufne dane, jak i kluczy do szaf i pomieszczeń biurowych oraz pojazdów służbowych. Bezpieczeństwo w biurze w kwestii przechowywania i dostępu do tych rzeczy jest bardzo ważne, dlatego warto wyposażyć biuro w sejf na dokumenty i zamykane szafki na klucze. Dostęp do nich powinny mieć tylko osoby upoważnione, a w razie potrzeby kod dostępu do sejfu można ustawić ponownie.
Sejfy biurowe działają podobnie jak domowe, lecz są dostosowane do przechowywania dokumentów i sprzętu elektronicznego. Są to metalowe szafki różnej wielkości wyposażone w zamek szyfrowy lub inny typ zamykania trudny do sforsowania przez osoby postronne. W biurze sejfów używa się zwykle do przechowywania dokumentów i laptopów z wrażliwymi danymi (np. z danymi niejawnymi), oryginalnych receptur potrzebnych do produkcji, twardych dysków i innych nośników z ważnymi danymi oraz cennych urządzeń elektronicznych. Sejf na dokumenty potrzebny jest również po to, by zabezpieczyć dane osobowe pracowników i klientów. Jest to bardzo ważne w świetle obowiązujących przepisów RODO.
Sejfy do biura – jaki system zamykania wybrać?
Wybierając sejfy do biura, należy zastanowić się nad typem zamykania. Dostępne są sejfy zamykane na zamek szyfrowy, z zamkiem elektronicznym lub biometrycznym, zamykane i otwierane za pomocą smartfona lub klucza. Modele z zamkiem szyfrowym sprawdzają się do przechowywania laptopów i smartfonów pracowników. W celu przechowywania ważnych dokumentów i danych warto pomyśleć o sejfie z zamkiem elektronicznym otwieranym na odcisk palca lub za pomocą smartfona. Szafki zamykane na zamek mechaniczny także są dobrym rozwiązaniem, choć ich otwieranie wymaga precyzji. Dla zwolenników prostoty idealnym rozwiązaniem jest sejf biurowy zamykany na klucz. Wbrew pozorom nie jest to wcale łatwiejsze do sforsowania zabezpieczenie niż sejfy z zamkiem elektronicznym (pod warunkiem że zamek jest dobrej jakości).
Bezpieczeństwo w biurze – atesty dla sejfów
Sejfy do biura powinny mieć specjalne atesty świadczące o spełnianiu przez nie norm. Atesty dla sejfów określają poziom zabezpieczenia, które gwarantują. Norma PN-EN 15659 określa dwie klasy odporności przeciwpożarowej: LFS 30 P (sejf wytrzyma do 30 minut podczas pożaru) i LFS 60 P (60-minutowa wytrzymałość na ogień i wysoką temperaturę). Norma PN-EN 1047 – 1, czyli certyfikat odporności na ogień, zapewnia całkowitą ochronę zawartości sejfu przed pożarem. Norma ta również ma dwie klasy: S 60 i S 120 – odpowiednio 60 i 120 minut ochrony.
Przechowywanie kluczy
Bezpieczne przechowywanie kluczy do pojazdów i pomieszczeń służbowych jest równie ważne jak ochrona dokumentów i cennych przedmiotów w biurze. Najlepiej sprawdzą się w tym celu szafki na klucze zamykane, podobnie jak sejf na dokumenty, na zamek szyfrowy. Kod dostępu podawany jest jedynie uprawnionym osobom, które mogą otworzyć szafkę, wyjąć klucz i przekazać go pracownikowi. Co do zasady, im mniej osób jest uprawnionych do otwierania szafki i samodzielnego pobierania kluczy, tym lepiej. Szafka na klucze zabezpiecza przed wchodzeniem do zamykanych pomieszczeń i uruchamiania pojazdów przez osoby niepowołane. Chroni przed kradzieżą i przed przypadkowym złamaniem przepisów BHP. Jest bardzo przydatnym i relatywnie niedrogim rozwiązaniem zarówno w biurze, jak i w warsztacie czy innym miejscu pracy. Szafki na klucze ułatwiają też utrzymanie porządku – wszystkie klucze (najlepiej, gdy są opisane) znajdują się w jednym miejscu. W zamykanej szafce można też przechowywać dokumenty pojazdów.
Rodzaje szafek na klucze
Materiał, z jakiego wykonana jest szafka na klucze, ma niebagatelne znaczenie. Powinna być ona trwała, odporna na wgniecenia i próby włamania. Najlepszym wyborem są szafki metalowe, wykonane z wytrzymałego stopu, podobnie jak sejfy do biura. Tego rodzaju szafka daje gwarancję bezpieczeństwa. Jeśli poziom zabezpieczenia ma być szczególnie wysoki, warto zainwestować w certyfikowany sejf lub szafkę służącą do przechowywania kluczy i dokumentów. Szafki metalowe mają również tę zaletę, że łatwo jest utrzymać je w czystości, a w biurowym wnętrzu prezentują się schludnie i elegancko.
Szafki na materiały niebezpieczne
Jeśli w danym miejscu pracy przechowywane są materiały stanowiące potencjalne niebezpieczeństwo, np. substancje toksyczne, silnie żrące czy łatwopalne, należy przechowywać je w dobrze zabezpieczonym miejscu, najlepiej w zamykanej na klucz szafce. Klucz powinien być dostępny jedynie dla osób upoważnionych. Zasada ta dotyczy również placówek opieki medycznej, gdzie przechowywane są leki psychotropowe i te na bazie substancji narkotycznych. Powinny się one znajdować w zamkniętym i trudno dostępnym dla osób postronnych miejscu, najlepiej w zamykanej szafce.
W Manutan przygotowaliśmy ofertę produktów zwiększających bezpieczeństwo w biurze. Są to:
- Szafka na klucze, kod SKU: 1509006
- Szafka na klucze, kod SKU: 1509007
- Szafka na klucze o wysokim poziomie bezpieczeństwa, kod SKU: 1513290