Praca zdalna – przepisy BHP 2025

Praca zdalna zadomowiła się na dobre w polskim rynku pracy. Dzięki zmianom w Kodeksie pracy oraz wzrostowi znaczenia modelu hybrydowego, wiele firm i pracowników korzysta z możliwości wykonywania obowiązków zawodowych z domu. Nowelizacja przepisów BHP z 2023 i 2025 roku wprowadziła szereg nowych obowiązków zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. W artykule omawiamy, jak zgodnie z prawem zorganizować bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy zdalnej.

Czym jest praca zdalna w świetle przepisów 2025 roku?

Zgodnie z Kodeksem pracy, praca zdalna to wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej jest to miejsce zamieszkania, jednak może to być także inna przestrzeń, np. biblioteka, przestrzeń coworkingowa czy nawet domek letniskowy – o ile spełnia wymagania lokalowe i techniczne oraz zostanie zaakceptowana przez pracodawcę.

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy regulujące pracę zdalną, które całkowicie zastąpiły wcześniejsze regulacje dotyczące telepracy. Z kolei nowelizacja rozporządzenia z 18 października 2023 r., która weszła w życie w listopadzie 2023 r., określiła szczegółowe wymagania BHP dla stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe. Oznacza to, że także domowe stanowiska pracy muszą być dostosowane do zasad ergonomii i bezpieczeństwa, z uwzględnieniem odpowiedniego biurka, fotela, monitora oraz oświetlenia.

W praktyce praca zdalna bardzo często przyjmuje formę pracy hybrydowej, gdzie część obowiązków wykonywana jest z domu, a część w biurze, np. w układzie 2 dni w domu i 3 dni w firmie. Niezmiennie kluczowe pozostaje to, aby miejsce pracy zostało wyraźnie określone i uzgodnione przez obie strony. Pracownik nie może samodzielnie zmieniać lokalizacji bez wcześniejszego porozumienia z pracodawcą.

Uzgodnienia i formalności – jak wprowadzić pracę zdalną?

Praca zdalna wymaga odpowiednich ustaleń między stronami stosunku pracy. Może to nastąpić:

przy zawieraniu umowy o pracę,
lub w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy lub pracownika.

W formie:

porozumienia z organizacją związkową,
regulaminu pracy zdalnej,
polecenia,
indywidualnego porozumienia z pracownikiem.

Okazjonalna praca zdalna

Ustawodawca wprowadził również pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej, która umożliwia pracownikowi świadczenie obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. W przeciwieństwie do standardowej pracy zdalnej, ten tryb nie wymaga sporządzania regulaminu, podpisywania odrębnego porozumienia ani zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy. Pracodawca nie ma również obowiązku zwrotu kosztów energii elektrycznej czy dostępu do internetu.

Warunkiem skorzystania z tej formy jest uprzednie złożenie przez pracownika wniosku w formie papierowej lub elektronicznej oraz uzyskanie zgody przełożonego. Co istotne, z inicjatywą występuje wyłącznie pracownik, a nie pracodawca. Praca zdalna okazjonalna ma na celu zwiększenie elastyczności zatrudnienia, umożliwiając tymczasowe wykonywanie obowiązków np. w czasie opieki nad członkiem rodziny, nagłej potrzeby wyjazdu lub czasowych przeszkód logistycznych.

Z perspektywy BHP, mimo uproszczonego charakteru tej formy, nadal obowiązują podstawowe zasady bezpieczeństwa i ergonomii. Oznacza to, że nawet w przypadku pracy okazjonalnej pracownik powinien zapewnić sobie odpowiednie warunki środowiskowe, w tym stabilne biurko, wygodne krzesło i właściwe oświetlenie, zgodnie z wytycznymi zawartymi w nowelizacji rozporządzenia z 2023 roku dotyczącym stanowisk z monitorami ekranowymi.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

W 2025 roku pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu:

niezbędne materiały i narzędzia pracy (np. laptop, telefon),
serwis i konserwację sprzętu,
pokrycie kosztów energii elektrycznej i internetu,
szkolenia i pomoc techniczną,
zabezpieczenia ochrony danych osobowych.

Koszty mogą być rozliczane w formie ekwiwalentu lub ryczałtu, które zgodnie z przepisami są zwolnione z podatku i ZUS.

BHP a praca zdalna – nowe wytyczne na 2025 rok

Bezpieczeństwo i higiena pracy muszą być zapewnione także poza zakładem pracy. Kluczowe elementy:

Pracownik musi podpisać oświadczenie, że zapewnia odpowiednie warunki lokalowe.
Pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego i instrukcje bezpiecznej pracy.
Obowiązują nowe przepisy dotyczące stanowisk z monitorami ekranowymi (Dz.U. 2023, poz. 2367).

Do stanowiska pracy zdalnej zaliczamy m.in. stacjonarny monitor lub podstawkę pod laptopa, klawiaturę, mysz, fotel, biurko oraz odpowiednie oświetlenie.

Jak urządzić ergonomiczne stanowisko pracy w domu?

Praca przy komputerze przez 8 godzin dziennie wymaga odpowiednio dostosowanego miejsca. Ergonomia nie jest luksusem, lecz wymogiem prawnym i zdrowotnym.

O czym warto pamiętać:

Fotel biurowy powinien mieć regulację wysokości i podłokietniki,
Biurko powinno posiadać możliwość regulacji wysokości blatu
Lampa biurkowa z regulowanym kątem padania światła

Kontrola i odpowiedzialność – jak to działa w praktyce?

Pracodawca ma prawo kontrolować pracę zdalną w zakresie:

przestrzegania zasad BHP,
ochrony danych osobowych,
wykonywania zadań wynikających z umowy.

Kontrola musi:

odbywać się w godzinach pracy,
być uprzednio uzgodniona,
nie naruszać prywatności domowników.

Jeśli dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić oględziny miejsca pracy.

Kiedy nie można pracować zdalnie?

Nie wszystkie stanowiska nadają się do pracy poza siedzibą firmy. Zakazane jest zdalne wykonywanie prac:

szczególnie niebezpiecznych,
z substancjami chemicznymi,
z czynnikami biologicznymi,
powodujących brudzenie,
przekraczających dopuszczalne normy hałasu lub promieniowania.

Zakończenie pracy zdalnej – jak wrócić do biura?

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wnioskiem o zakończenie pracy zdalnej. Termin przywrócenia poprzednich warunków nie może przekroczyć 30 dni. Wyjątkiem są pracownicy z uprawnieniami ochronnymi, np. rodzice dzieci do lat 4, wobec których cofnięcie zgody wymaga uzasadnienia.

Praca zdalna to przyszłość wielu branż. Jednak jej wdrożenie musi przebiegać zgodnie z przepisami BHP. Pracodawcy mają liczne obowiązki – od zapewnienia sprzętu, po ocenę ryzyka zawodowego. Pracownicy muszą dbać o porządek, ergonomię i odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Pamiętaj, że komfortowe i funkcjonalne stanowisko pracy może wpłynąć na zdrowie oraz wydajność.

FAQ – najczęstsze pytania o BHP przy pracy zdalnej

1. Czy pracodawca może skontrolować moje domowe biuro?

Tak, ale tylko na określonych zasadach. Zgodnie z przepisami, kontrola pracy zdalnej – w tym warunków BHP – musi zostać wcześniej uzgodniona z pracownikiem. Może odbywać się wyłącznie w godzinach pracy, w sposób nienaruszający prywatności domowników i dostosowany do charakteru miejsca. Pracodawca nie może „najechać” pracownika bez zapowiedzi. Celem takiej wizyty może być sprawdzenie przestrzegania zasad bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych lub ocena warunków wykonywania pracy.

2. Jakie wyposażenie powinienem mieć do pracy zdalnej?

Minimalne, zalecane wyposażenie stanowiska pracy zdalnej obejmuje:

ergonomiczny fotel z regulacją wysokości i podłokietników,
biurko o odpowiedniej wysokości (najlepiej z regulowanym blatem),
monitor ustawiony na wysokości oczu (lub podstawka pod laptopa),
zewnętrzna klawiatura i mysz,
dobre oświetlenie, np. lampa biurkowa z regulowanym kątem padania światła.
Wszystkie te elementy wpływają na komfort i zdrowie – zwłaszcza przy pracy przez 8 godzin dziennie. Pracodawca może zapewnić sprzęt lub wypłacić ekwiwalent na jego zakup. Ponadto pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i internetu, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy.

3. Czy muszę mieć specjalne biurko lub fotel do pracy zdalnej?

Przepisy nie nakładają obowiązku posiadania konkretnych modeli mebli, ale stanowisko pracy musi spełniać zasady ergonomii, opisane m.in. w rozporządzeniu z 18 października 2023 r. dotyczącego monitorów ekranowych. Oznacza to, że meble i urządzenia powinny umożliwiać zachowanie prawidłowej postawy: stopy płasko na podłodze, ręce zgięte pod kątem prostym, ekran na wysokości oczu. Z praktycznego punktu widzenia – brak ergonomicznego fotela i biurka może prowadzić do bólu kręgosłupa, zmęczenia wzroku i spadku koncentracji, co z czasem odbije się na zdrowiu i efektywności pracy.

4. Czy praca zdalna podlega przepisom BHP?

Zdecydowanie tak. Praca zdalna nie wyłącza obowiązków BHP – przeciwnie, w 2025 roku obowiązują szczegółowe przepisy, które nakładają obowiązki zarówno na pracodawcę, jak i pracownika. Pracodawca musi m.in.:

przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska zdalnego,
przekazać instrukcje bezpiecznego wykonywania pracy,
zapewnić szkolenia i pomoc techniczną,
zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych.
Z kolei pracownik jest zobowiązany do zapewnienia, że miejsce wykonywania pracy spełnia wymagania lokalowe i ergonomiczne. Musi też złożyć pisemne oświadczenie o spełnieniu tych warunków.

5. Jakie są konsekwencje pracy w nieuzgodnionym miejscu?

Praca zdalna może odbywać się wyłącznie w miejscu wcześniej uzgodnionym z pracodawcą. Wykonywanie pracy z innego miejsca – np. spontanicznie z kawiarni, domku letniskowego czy innego kraju – narusza przepisy Kodeksu pracy. Może to skutkować:

utratą prawa do ochrony w razie wypadku przy pracy,
brakiem prawa do zwrotu kosztów (np. internetu, prądu),
konsekwencjami dyscyplinarnymi, jeśli pracodawca uzna to za uchybienie obowiązkom służbowym.
Aby uniknąć problemów, każda zmiana miejsca pracy zdalnej powinna być uprzednio skonsultowana i zaakceptowana.