Nowe technologie mają ogromny potencjał do zwiększania wartości. Jednak osoby, które mają uprawnienia decyzyjne w obszarze zakupów, zastanawiają się, co zrobić i jakich narzędzi potrzebują, aby wprowadzić rzeczywistą wartość dodaną do swoich firm. McKinsey pomaga nam odróżnić tworzenie i utrzymywanie wartości.
Tworzenie wartości czy zapobieganie wyciekom wartości?
McKinsey rozróżnia dwa rodzaje technologii:
- Rozwiązania, które pomagają identyfikować i tworzyć wartość, poprawiając widoczność wydatków i ulepszając zasoby. Należą do nich m.in. zautomatyzowana analiza kosztów, analiza kategorii i rozwiązania w zakresie wyboru dostawców.
- Rozwiązania, które pomagają zapobiegać wyciekom wartości poprzez wzmocnienie procesu od zakupu do zapłaty i usprawnienie zarządzania wydajnością. Należą do nich m.in. proces Procure-to-Pay, czyli narzędzia do zarządzania wydajnością dostawców, systemy zarządzania należnościami oraz systemy monitorowania zgodności.
Jak zoptymalizować proces Procure-to-Pay?
Rozwiązanie typu „procure-to-pay”
Rozwiązania typu Procure-to-Pay mają na celu wsparcie czysto operacyjnej działalności zakupowej. Od 2000 roku stopniowo ewoluują – ich możliwości uległy poprawie i poszerzeniu.
Rozwiązania, które na przyszłość oferuje proces Procure-to-Pay, będą mogły wykorzystywać ogromne ilości danych do wspierania kupujących w ich codziennej pracy, na przykład:
- tworzenie predykcyjnych konfiguracji zamówień dla powtarzających się zakupów,
- skrócenie czasu realizacji zamówień i faktur,
- korzystanie ze znormalizowanych szablonów zamówień,
- identyfikacja potencjalnych dostawców dla kategorii nieobjętych istniejącymi umowami lub katalogami,
- automatyczne sortowanie zamówień i faktur.
Zautomatyzowane systemy zarządzania zgodnością
Zautomatyzowane narzędzia do zarządzania zgodnością pełnią funkcję strażników, którzy przechodzą przez każdą transakcję i identyfikują, określają ilościowo i usuwają wycieki wartości. Dla przykładu mogą zidentyfikować zakupy dokonane niewłaściwymi kanałami lub gdy umowy nie zostały skutecznie wykorzystane.
W przyszłości systemy te będą mogły automatycznie wyodrębniać wszystkie warunki z umów i porównywać je z ciągłymi strumieniami faktur, działań dostawców, danych wydajnościowych itp.
Optymalizując efektywność procesu Procure-to-Pay i eliminując niezgodności, osoby mające uprawnienia decyzyjne w obszarze zakupów mogą zapobiegać wyciekom wartości.