Prawdopodobnie znasz termin „transparentność informacji”. Zasada ta dotyczy wszystkich działów w firmie. Dotyczy zarówno komunikatów wewnętrznych informujących pracowników o decyzjach kierownictwa, jak i komunikacji zewnętrznej o produktach, które kupują klienci. Ale z czym wiąże się ta zasada transparentności w sektorze zamówień? Dlaczego i jak należy ją wdrożyć w całym łańcuchu dostaw?
Na czym polega zasada transparentności w zarządzaniu procesami zakupu?
Zasadę transparentności można zdefiniować jako dostęp do informacji o firmie. Muszą one być jasne, precyzyjne, dokładne i zrozumiałe dla wszystkich. Transfer danych odbywa się wewnętrznie, na przykład poprzez udostępnianie pracownikom globalnej strategii firmy. Odbywa się to również na zewnątrz firmy, m.in. poprzez ujawnianie składu produktu.
Chociaż zasada ta ma zastosowanie do wielu usług, nabiera coraz większego znaczenia w zamówieniach (w kwestii takiej jak zarządzanie procesami zakupu). Dział zaopatrzenia odpowiada za dobór surowców do produkcji. Jego rolą jest pomoc w stworzeniu możliwie najlepszego produktu przy jednoczesnym utrzymaniu kontroli nad kosztami i spełnieniu wymagań dostawy.
Transparentność informacji w zarządzaniu procesami zakupu można wdrożyć w różnych kontekstach, takich jak:
● ogłaszanie problemów biznesowych;
● dzielenie się wyborem dostawców;
● wprowadzanie polityki firmy;
● powiadomienie o potencjalnych opóźnieniach w dostawie;
● itp.
Dlaczego transparentności informacji jest ważna w zarządzaniu procesami zakupu?
Polityka przejrzystej komunikacji daje firmom szereg korzyści.
Aspekt prawny
Dyrektywa 2014/95/EU nakłada na spółki obowiązek ujawniania swojego modelu biznesowego, wyników, polityki, kluczowych ryzyk i wskaźników wydajności. Ma to na celu dostarczenie rządowi dokładniejszego obrazu sytuacji firm (w zakresie kwestii środowiskowych i społecznych, poszanowania praw człowieka, przeciwdziałania korupcji itp.).
Chociaż dyrektywa ta jest obecnie prawnie stosowana wyłącznie do dużych przedsiębiorstw i dużych grup, VSE i MŚP również mogą wiele zyskać na jej wdrożeniu. Zasada transparentności wykracza daleko poza sam aspekt prawny.
Jak zdobyć zaufanie klienta?
Zarówno małe, jak i duże firmy rozumieją, że muszą wyróżniać się na konkurencyjnym rynku. Klienci nie kupują już produktu tylko po to, by zaspokoić swoje potrzeby. Przy wyborze kierują się określonymi wartości. Większość z nich jest również skłonna zapłacić trochę więcej za przedmiot spełniający ich oczekiwania.
Firmy muszą zatem komunikować się w przejrzysty sposób w całym łańcuchu dostaw i produkcji, aby konsumenci wiedzieli, co kupują. Dlatego coraz więcej firm się otwiera. Zachowując pełną transparentność w komunikacji, unikają niedomówień i błędnej interpretacji. Klienci mogą wówczas dokonywać świadomych wyborów zgodnych z wyznawanymi wartościami.
Dział zarządzania procesami zakupu jest w wysokim stopniu zainteresowany skupieniem się na transparentności informacji.
Strategia CSR
Świat biznesu w coraz większym stopniu kieruje się w stronę praktyk zrównoważonego rozwoju. Trzy kwestie – społeczne, środowiskowe i gospodarcze – odgrywają teraz strategiczną rolę w komunikacji. Poza wspomnianym wyżej aspektem prawnym nieodłączną częścią rozwoju firmy jest społeczna odpowiedzialność biznesu: podejście oparte na etyce biznesu, ekologii i przestrzeganiu praw człowieka w miejscu pracy.
Dyrektorzy ds. zakupów mogą włączyć CSR zarówno w zakup sprzętu dla pracowników, jak i w pozyskiwanie surowców do produkcji.
Zwrot z inwestycji
Zasada transparentności informacji pomaga stworzyć koło sukcesu. Gdy firma uczciwie udostępnia informacje, konsumenci są bardziej skłonni jej zaufać, wybierają oferowane przez nią produkty i polecają je innym. To kontrakt, w którym wszyscy wygrywają: z jednej strony pojawia się zadowolenie klientów, a z drugiej wysoki zwrot z inwestycji dla firmy.
To kluczowy czynnik sukcesu firmy.
Jak można zastosować zasadę transparentności w łańcuchu dostaw?
Transparentność informacji musi być zachowana w całym łańcuchu dostaw.
Po stronie dostawcy
Działania wstępne [upstream], które obejmują:
● zdefiniowanie celów firmy, kryteriów i wartości CSR;
● komunikowanie ich;
● budowanie sieci odpowiedzialnych dostawców;
● wdrażanie strategii B+R zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
Konkretne działania pomiędzy firmą a dostawcami zapewniają osiągnięcie założonych wcześniej celów.
Po stronie klienta
Na dalszych etapach ważne jest, aby komunikacja była jasna, dostępna i autentyczna. Musi być spójna z ogólną strategią firmy i wnosić wartość dodaną dla odbiorcy.
Warto się podzielić kryteriami wyboru i wskazówkami takim jak:
● Dlaczego wybrałeś konkretnego dostawcę (bliskość, sposób dostawy itp.)?
● Dlaczego wolisz ten produkt od innego?
● Jakiej rady możesz udzielić, aby pomóc potencjalnym klientom dokonać właściwego o wyboru?
Lean
Wyeliminowanie marnotrawstwa i usprawnienie procesów zarządzania procesem zamówień to dwie cenne linie komunikacji w Lean.
Dobre samopoczucie pracownika – w tym bezpieczeństwo w fabrykach, poszanowanie warunków i godzin pracy – to kwestia, którą należy podkreślić.
Optymalizacja tras oraz eliminacja nadmiernej ilości zapasów i nadprodukcji to wszystko dane, które należy udostępniać w odniesieniu do kwestii środowiskowych.
Informowanie opinii publicznej o wdrażaniu odpowiedzialnej polityki zarządzania procesem zakupów jest częścią zobowiązania do dostarczania produktów wysokiej jakości.
Przejrzysta komunikacja odzwierciedlająca wizerunek firmy
Wizerunek firmy opiera się na jej postrzeganiu przez konsumentów. Promując transparentność informacji, dostosowujesz to ogólne wrażenie do rzeczywistości.
Zarządzanie procesem zakupów jest bezpośrednio zintegrowane z wizerunkiem budowanym przez firmę w celu osiągnięcia satysfakcji klienta. Klienci są coraz bardziej zainteresowani tym, skąd pochodzą produkty i muszą być świadomi podejmowanych decyzji oraz mieć do nich łatwy dostęp. Dlatego strategia zarządzania procesem zakupów musi być widoczna i dostosowana do strategii firmy w całym łańcuchu dostaw.
Kluczowym słowem jest tutaj transparentność. Prostota, autentyczność i uczciwość są niezbędne, aby uniknąć błędnej interpretacji.