Przyciągało ono uwagę już na długo przed pandemią Covid-19. Przeprowadzone w 2018 r. badanie Savills i Workthere, dotyczące rynku europejskiego, wykazało znaczący wzrost procentowy zainteresowania elastycznymi biurami w porównaniu z globalnym zapotrzebowaniem na nieruchomości korporacyjne. Zapytania sięgnęły już 9,9%, czyli trzykrotnie większego poziomu niż trzy lata temu, przekładając się na 830 tys. m² powierzchni biurowych w całej Europie. Choć, jak można było się spodziewać, trend ten dotyczy głównie metropolii, jak Paryż, Londyn czy Berlin, „drugorzędne” miasta Europy również spotykają się ze znacznym zainteresowaniem tą nową formą zarządzania. W skutek tego w Sztokholmie i Brukseli aż 25% zapytań dotyczy obecnie przestrzeni do coworkingu.
Jak wygląda elastyczne biuro w praktyce?
Elastyczne biuro może być przestrzenią współdzieloną przez dwóch pracowników pracujących w parze, w zależności od dni tygodnia. Może to być również zupełnie wolna przestrzeń bez wyznaczonych stanowisk pracy.
Istnieje również możliwość skorzystania z rozwiązania połowicznego z otwartymi przestrzeniami bez przypisanych stanowisk, ale dedykowanych poszczególnym działom firmy, co pozwala zachować ich punkty odniesienia, zapewniając jednocześnie konstruktywną interakcję wśród pracowników danej specjalizacji.
Do dyspozycji pracowników można również oddać rozwiązania hybrydowe, które łączą miejsca pracy z przestrzeniami wypoczynkowymi i pozwalają utrzymać spójność zespołów. Firmy mogą również przygotować strefy pozwalające zoptymalizować wydajność zespołów, gdy niezróżnicowana otwarta przestrzeń stanie się zbyt męcząca. Wśród takich rozwiązań mogą znaleźć się:
- „przestrzenie telefoniczne”, czyli pomieszczenia przeznaczone do prowadzenia rozmów;
- „boksy meetingowe”, gdzie pracownicy mogą prowadzić spotkania w optymalnych warunkach akustycznych;
- oraz „pokoje fokusowe” zapewniające prywatność pracownikom, których zadania wymagają maksymalnego skupienia.
Ta nowa definicja miejsca pracy będzie zależeć nie tylko od stopnia elastyczności danej branży, ale także od celów firmy oraz nastawienia zespołów do mniej „osiadłego” stylu pracy.
Mniejsze koszty dla firm
Główną zaletą elastycznych biur jest dla przedsiębiorstw obniżenie kosztów związanych z przestrzenią biurową. Mniejsza liczba biur to mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń. Choć elastyczne biuro utożsamiane jest przede wszystkim z nomadyzmem i pracą zdalną, jest również częścią długoterminowego procesu rozwojowego. W związku z tym indywidualna przestrzeń pracownicza dostępna w dużych firmach zmalała z 40 m2 w 1980 r. do mniej więcej 15 m2 obecnie[1].
Jak wykazują badania przeprowadzone przed pandemią Covid-19, co najmniej 50% pracowników uznało, że nie potrzebuje własnego biura, pod warunkiem, że ma pod ręką potrzebne wyposażenie, które pozwoli im zachować produktywność[2].
Elastyczne biuro nieodzownym elementem pracy zdalnej
Sukces pracy zdalnej w wyniku kryzysu Covid-19 sprawił, że wszystko nabrało tempa. Mając na uwadze, że znaczna większość pracowników (81%) chce kontynuować pracę zdalną przez co najmniej jeden lub kilka dni w tygodniu[3], pojawia się pytanie o zasadności utrzymywania indywidualnych stanowisk pracy w placówkach firm. Po co rezerwować takie miejsce dla każdego pracownika, skoro przez część czasu pozostaje ono puste.
Potrzeba podstawowego wsparcia ze strony pracowników
Elastyczne biuro jest często krytykowane za bycie powodem depersonalizacji przestrzeni roboczej, a nawet za czynnik stresogennym będący skutkiem zatracenia codziennych nawyków. Ale elastyczność zapewniana przez pracę zdalną pozwala uniknąć tej pułapki. Co może być bardziej osobiste i rutynowe, niż nasz własny dom? Gdy tylko zyskamy możliwość pracy z domowego zacisza oraz łatwego przełączania się między pracą zdalną a stacjonarną, każdy będzie mógł kontynuować pielęgnowanie swoich nawyków, kultywować prawdziwą jakość życia zawodowego i zachować poczucie kontroli nad własnym środowiskiem pracy.
Jedni preferują możliwość utrzymywania kontaktów społecznych w biurze, inni wolą spokój zapewniany przez pracę zdalną, za to większość docenia możliwość mieszania obu tych form pracy. Wolność wyboru miejsca pracy jest niewątpliwie potężnym czynnikiem wiążącym się z autonomicznością. Daje ona również duże poczucie kontroli. Jak podkreśla neurobiolog Gaëtan de Lavilléon, poczucie kontroli „wiąże się z większą ogólną satysfakcją czerpaną z pracy, co ostatecznie przekłada się na lepszą wydajność”[4].
Zatem, chcąc zyskać wsparcie wszystkich pracowników, nie można dopuścić, aby elastyczne biuro stało w sprzeczności z potrzebą utrzymania kontroli. W przeciwnym razie wszyscy możemy już pozostać w domach. Dlatego tak ważnym może okazać się również zaangażowanie pracowników w proces przygotowania przestrzeni roboczych. Taką decyzję podjęła np. firma Airbnb w kontekście swojej amerykańskiej kwatery głównej w Portland.
No i wreszcie, chcąc uniknąć podsycania frustracji związanej z utratą własnego biura, ważnym jest, aby każda osoba miała świadomość, że elastyczne biuro oferuje nowe możliwości utrzymywania kontaktów z innymi pracownikami firmy. Z tej perspektywy elastyczne biuro musi być postrzegane nie tylko jako miejsce pracy, ale również jako miejsce towarzyskie, sprzyjające kreatywnym interakcjom, gdzie wszyscy cieszą się ze spotkań.
Elastyczne biuro jako centrum współpracy
Taki właśnie model proponuje firma Peugeot. W zeszłą wiosnę francuski producent samochodów zapowiedział, ze od tego momentu obecność w placówce firmy będzie obowiązkowa tylko przez półtora dnia w tygodniu. Zmiany te objęły 40 tys. pracowników z całego świata. Wyzwaniem było w tym przypadku uczynienie każdej fizycznej wizyty bogatym i owocnym doświadczeniem. „Gdy spotykam się osobiście z moimi zespołami, proszę ich członków, aby nie otwierali laptopów i nie sprawdzali telefonów. Ważnym jest, aby wszyscy skupili się na wspólnej sesji wypełnionej kreatywnością, interakcją i podejmowaniem decyzji” – podkreśla Xavier Chéreau, szef działu ds. rozwoju zasobów ludzkich w PSA[5]. W taki sposób elastyczne biuro pozwala przekształcić przestrzenie biurowe w centra współpracy, przeznaczone głównie do spotykań i konsultacji, a nie procesów produkcyjnych. Z kolei zadania indywidualne realizowane są w miejscach cichych i zdalnych, np. w domu, innych lokalizacjach lub przestrzeniach do co-workingu.
Elastyczność jako nowa kultura korporacyjna
Elastyczne biura są zatem wyrokiem śmierci dla zjawiska nieefektywnej obecności w pracy. Ważnym czynnikiem staje się nie to, aby pilnować godzin obecności w biurze, ale aby trzymać się wytyczonych terminów. Każdy może cieszyć się większą swobodą organizowania swojego czasu, o ile nie wpływa to negatywnie na pracę zespołową ani jakość końcowych rezultatów.
Pojawiają się także nowe usługi, które wspomagają firmy w tej kulturowej transformacji. Tak właśnie wygląda to w przypadku aplikacji Moffi, dzięki której każdy użytkownik może sprawdzić dostępność przestrzeni roboczych. Użytkownicy mogą też codziennie informować, czy zamierzają udać się do placówki firmy, czy może będą pracować zdalnie. Jeśli zajdzie taka potrzeba, usługa pozwala także na geolokalizację pobliskich przestrzeni coworkingowych. Kierownicy zespołów mogą jednym kliknięciem sprawdzić, ile osób pracuje zdalnie, a ile jest obecnych na terenie firmy.
Elastyczne biuro definiuje również na nowo rolę osób na stanowiskach kierowniczych. Menedżerowie stają się jednostkami zdolnymi łączyć zespoły w obrębie wspólnego celu, wytyczając jasne zadania i konkretne terminy ich realizacji, a przy tym dbają o utrzymanie więzi społecznych, które pozwalają zachować spójność grupy i wzbudzić zaufanie wśród jej członków. W skrócie – ich charyzma musi stać się filarem elastyczności.
Elastyczne biuro w czasach kryzysu zdrowotnego
Na koniec należy zauważyć, że pomimo wielu korzyści, elastyczne biuro nadal mierzy się z problemem kryzysu zdrowotnego. Niezróżnicowana rotacja i brak przypisanych stanowisk pracy sprawiają, że kolejne grupy osób mieszają się ze sobą w placówkach firm na ogromną skalę, co tylko potęguje ryzyko kolejnych zakażeń. Dlatego tak ważnym jest, aby przestrzegać ścisłych protokołów:
- stosować środki zapobiegawczo-ochronne i zachowywać dystans społeczny
- korzystać z systemu całodniowych i częściowych rezerwacji przestrzeni roboczych, aby ograniczyć niepotrzebny kontakt z innymi ludźmi
- korzystać z własnego, nieudostępnianego innym osobom wyposażenia (klawiatura, mysz, laptop, zestaw słuchawkowy itd.)
- dezynfekować przestrzeń roboczą przed i po zakończeniu pracy
Wszystkie te procedury, w połączeniu ze stopniowym zapoznawaniem pracowników z tą koncepcją, pozwolą zapewnić świetlaną przyszłość idei elastycznego biura, które zdefiniuje na nowo podejście do środowiska pracy na wiele lat.
[1] https://www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php
[2] Raport Observatoire Actineo z 2019 r. dotyczący jakości życia zawodowego
[3] Badanie „The French and teleworking” autorstwa Neonomade i ZeVillage, sierpień 2020 r.
[4] Blog ekspertów w zakresie neurobiologii, 12 kwietnia 2019 r.
[5] Wywiad z Xavierem Chéreau, Le Point, 11 maja 2020 r.