Ergonomiczne wyposażenie biura obejmuje także przemyślane i praktyczne przechowywanie dokumentów. Bałagan w archiwum utrudnia znalezienie potrzebnych pism i umów, może też znacznie skomplikować życie w razie kontroli. Porządek na biurku i porządek w dokumentach to podstawa dobrej organizacji pracy. Zasada ta dotyczy także pomieszczeń takich jak magazyny i warsztaty – tam wprawdzie nie przechowuje się dokumentów, ale uporządkowanie narzędzi znacznie ułatwia szybkie znalezienie i użycie tych potrzebnych w danym momencie.
Wyposażenie biura i warsztatu – co może się przydać, by zachować porządek?
Ergonomiczne wyposażenie biura to przede wszystkim zapewnienie pracownikom odpowiednio dostosowanych do ich indywidualnych potrzeb miejsc pracy – biurek i krzeseł. Urządzanie biura nie może być kwestią przypadku, a przepisy BHP regulują zarówno kwestię parametrów mebli biurowych, jak i ustawienia monitora czy oświetlenia stanowiska pracy. Ale te podstawowe kwestie to nie wszystko, jeśli chcemy, by w biurze panował porządek i łatwo było znaleźć szybko to, co jest potrzebne. Praktycznym rozwiązaniem są szuflady, stojaki na dokumenty, moduły organizacyjne, półki i przegródki na dokumenty oraz segregatory dźwigniowe, w których można przechowywać dokumenty uporządkowane tematycznie. Półki i segregatory można dodatkowo oznakować lub podpisać, aby każdy pracownik wiedział, gdzie należy odłożyć dany dokument i by łatwo go było odszukać. Moduły organizacyjne i stojaki na dokumenty można postawić na biurku, tak by mieć bieżące dokumenty zawsze w pobliżu i by móc odkładać te najnowsze od razu do właściwej przegródki. Dzięki temu porządkowanie i przechowywanie dokumentów na bieżąco stanie się bardzo proste i nie zabierze wiele czasu. Oprócz organizatorów na dokumenty wyposażenie biura powinno również uwzględnić organizery na kable – plątanina przewodów nie wygląda estetycznie i jest zwyczajnie niebezpieczna.
W warsztatach sprawdzą się moduły organizacyjne z przegródkami oraz szafki wiszące z zawieszkami. Umożliwiają one odkładanie i zawieszanie narzędzi na przypisanych im miejscach, dzięki czemu są zawsze „pod ręką”. Do przechowywania rzadziej używanych narzędzi przydadzą się szafy warsztatowe z przegródkami.
Przechowywanie dokumentów – jak przechowywać dokumenty w wersji papierowej
Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację archiwum. To dobry sposób, by zaoszczędzić miejsce i przechowywać potrzebne dokumenty w plikach uporządkowanych tematycznie i według daty utworzenia. Niemniej jednak tradycyjne archiwum i przechowywanie dokumentów w wersji papierowej także ma swoje zalety. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie zarówno bazy zdigitalizowanej, jak i tradycyjnego archiwum, przynajmniej jeśli chodzi o najważniejsze dokumenty. Ten sposób stanowi zabezpieczenie w razie utraty danych lub zdarzenia losowego powodującego zniszczenie archiwum papierowego.
Kartoteki to dobre rozwiązanie, gdy w grę wchodzi przechowywanie dokumentów w archiwum przez dłuższy czas. Przydadzą się też szafy, szafki i regały. Do przechowywania dokumentów poufnych odpowiednie są szafy biurowe zamykane na zamek szyfrowy. Dobrym rozwiązaniem są półki z przegródkami na dokumenty – każdą przegródkę można podpisać, co skraca czas potrzebny na odszukanie tej właściwej. Zamawiając moduły przegródkowe i półki na dokumenty, należy zwrócić uwagę na ich wymiary oraz rozmiar segregatorów czy teczek, w których będą przechowywane dokumenty. Moduł przegródkowy z uchwytami ułatwia wysuwanie szuflad.
Porządek w dokumentach – przydatne zasady
Zarówno w domu, jak i w biurze przechowywanie dokumentów wcale nie musi być trudnym i żmudnym zadaniem. Przydatną zasadą jest układanie ich chronologicznie – od najstarszych do najnowszych. Kolejna praktyczna rada to układanie dokumentów tematycznie, w osobnych segregatorach, z których każdy ma inny kolor. Jeśli w biurze panuje zasada monochromatyczności i wszystkie segregatory są w tym samym kolorze, należy każdy z nich podpisać. Jeśli konieczne jest przechowywanie paragonów lub innych dokumentów, które z czasem mogą się zacierać, warto je skserować. Kolejną przydatną zasadą jest przechowywanie dokumentów i paragonów w plastikowych koszulkach. W tym celu świetnie sprawdzą się segregatory dźwigniowe. Najbardziej aktualne dokumenty powinny być przechowywane w łatwo dostępnym miejscu, na przykład w szufladzie biurka lub w organizerze modułowym. Przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga ich dokładnej klasyfikacji. Jednym z kryteriów jest podział na dokumenty ważne i te mniej ważne. Kolejne to ich chronologia i tematyka. Dobrym rozwiązaniem są pudła archiwizacyjne, które można ustawiać jedno na drugim.
W Manutan znajdziesz przydatne meble i akcesoria, które ułatwią przechowywanie dokumentów w biurze oraz narzędzi w warsztacie. Być może zainteresują cię te produkty:
- Dwukolorowy moduł przegródkowy z czterema szufladami, kod SKU: 1501930
Możliwość układania dokumentów o wymiarach 24 x 32 cm. Szuflady są wyposażone w uchwyty.
- Segregator dźwigniowy, kod produktu SKU: 8911350
- Szafy warsztatowe metalowe z przegródkami SFR321, 180 x 100 x 50 cm, kod produktu SKU: 706783
- Szafka wisząca na narzędzia, 60 x 120 x 19 cm, kod SKU: 303028
- Szafa warsztatowa na narzędzia CNC, 195 x 95 x 60 cm, kod SKU: 042786
- Zestaw na biurko Q-CONNECT Office Set, metalowy, 5 szufladek, czarny, kod SKU: 18493459MR