W świecie biznesu porządek w dokumentacji to nie tylko wygoda – to także obowiązek wynikający z przepisów prawa. Nieprawidłowe przechowywanie lub przedwczesne niszczenie dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami. Jak zatem zorganizować archiwum firmowe, by działało sprawnie i spełniało wymogi formalne? I jak długo należy archiwizować poszczególne typy dokumentów? Odpowiadamy na te i inne pytania, jednocześnie podpowiadając, jak wyposażyć biuro w praktyczne rozwiązania do archiwizacji.
Jak długo archiwizować dokumenty? Obowiązujące terminy
Czas przechowywania dokumentów zależy przede wszystkim od ich rodzaju. Niektóre z nich można zniszczyć po pięciu latach, inne muszą być przechowywane przez dziesięciolecia. Oto zestawienie najważniejszych kategorii.
Umowy i dokumenty przechowywane przez 5 lat
Do tej grupy należą:
- dokumenty podatkowe (np. PIT, KPiR, ewidencja VAT),
- deklaracje ZUS przekazane po 2012 roku,
- umowy o dzieło,
- umowy o dostawę towarów i usług.
Podstawą prawną jest art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, który określa, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład: jeżeli złożysz PIT-36 za rok 2022 w kwietniu 2023, dokumenty podatkowe związane z tym rokiem musisz przechowywać do końca 2028 roku.
Umowy archiwizowane przez 10 lat
Nieco dłużej musisz przechowywać:
- umowy o pracę (w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., jeśli wysłano raport informacyjny do ZUS),
- umowy komisowe,
- umowy wdrożeniowe (dotyczące projektów IT, budowlanych, B+R),
- umowy o zlecenie,
- dokumenty płacowe, opisy stanowisk, karty ewidencji czasu pracy.
Dla bezpieczeństwa warto wyposażyć biuro w pudełka archiwizacyjne, np. kolorowe pudła Manutan z otworem grzbietowym, które ułatwiają segregację umów według typu i roku.
Dokumenty przechowywane przez 20 lat lub dłużej
Niektóre dokumenty należy trzymać nawet przez dwie dekady, np.:
- kontrakty menedżerskie,
- dokumenty mające wpływ na podstawę wyliczenia emerytury lub renty.
Jeśli zatrudniasz pracowników od lat 90., pamiętaj o przepisach przejściowych. Dla osób zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem pracodawca ma wybór – może archiwizować akta przez 10 lat (z raportem do ZUS) lub przez 50 lat bez raportu.
Dokumenty przechowywane bezterminowo
Niektóre dokumenty, szczególnie te o charakterze strategicznym lub majątkowym, powinny być przechowywane bezterminowo lub oddane do archiwum państwowego:
- umowy sprzedaży przedsiębiorstwa,
- umowy przeniesienia udziału w firmie,
- kontrakty zbiorowe i międzynarodowe,
- dokumenty majątkowe.
Przechowywanie dokumentów w firmie – papierowo czy elektronicznie?
Nowoczesne technologie pozwalają przechowywać dokumenty cyfrowo, ale nie każda firma od razu decyduje się na pełną cyfryzację.
Tradycyjna archiwizacja papierowa
Papierowa forma archiwizacji nadal ma swoich zwolenników – szczególnie w firmach z wieloletnią historią, gdzie zmiana systemu byłaby kosztowna lub trudna logistycznie. Dokumenty przechowuje się w szafach, segregatorach, pudełkach i teczkach. Takie rozwiązania są dobre dla niewielkich firm, które mają ograniczoną ilość dokumentów.
Nowoczesne podejście – archiwizacja elektroniczna
Młodsze i dynamiczne przedsiębiorstwa stawiają na archiwizację cyfrową. Wystarczy zeskanować dokumenty papierowe i umieścić je w zabezpieczonym systemie informatycznym. Zalety:
- oszczędność miejsca,
- szybki dostęp do dokumentów,
- niższe koszty przechowywania.
Ważne jest jednak, by korzystać z oprogramowania, które umożliwia tworzenie kopii zapasowych i spełnia wymogi bezpieczeństwa.
Outsourcing – usługi zewnętrzne
Firmy mogą również skorzystać z usług profesjonalnych archiwistów. Takie usługi obejmują:
- skanowanie i indeksowanie dokumentów,
- przechowywanie ich w bezpiecznych pomieszczeniach,
- organizację elektronicznego dostępu.
To dobre rozwiązanie dla większych przedsiębiorstw lub organizacji, które chcą całkowicie zrezygnować z wewnętrznego archiwum.
Jak dobrze zorganizować przechowywanie dokumentów firmowych?
Organizacja archiwum to nie tylko estetyka – to również oszczędność czasu i większa efektywność w pracy.
5 praktycznych sposobów na porządek w archiwum
- Pudełka archiwizacyjne
Idealne do przechowywania dokumentów zamkniętego okresu, które są rzadko używane. Wybierz ekologiczne pudła Manutan, które wykonano w 85% z materiałów z recyklingu i które można łatwo opisać. - Segregatory i teczki
Klasyczne rozwiązanie – dostępne w różnych kolorach, grubościach i formatach. Praktyczne dla dokumentów bieżących. Ułatwiają organizację według dat, klientów lub typów dokumentów. - Skoroszyty i koszulki
Doskonałe dla pojedynczych dokumentów lub cienkich teczek. Skoroszyty z przezroczystą okładką umożliwiają szybki podgląd zawartości, a koszulki zabezpieczają przed kurzem i uszkodzeniem. - Plastikowe boksy magazynowe
Do przechowywania dokumentów zawieszanych, nośników danych czy płyt CD sprawdzą się zielone boksy z wiekiem na zatrzask. Można je układać w stosy, są wykonane z trwałego polipropylenu i mają praktyczne uchwyty. - Półki i szafy na dokumenty
W każdej firmie warto zadbać o solidną bazę meblową. Systemy archiwizacji z oferty Manutan obejmują zarówno mobilne regały, jak i szafy z zabezpieczeniami, które można dopasować do powierzchni biura lub magazynu.
Oznaczenia, kolory, etykiety – ergonomia archiwum
System etykietowania i kolorów to często niedoceniany element porządku. Kilka wskazówek:
- używaj kolorów tematycznych (np. niebieski – umowy, czerwony – dokumenty finansowe),
- oznaczaj pudełka miesiącami i numerami,
- korzystaj z wymiennych etykiet, które można szybko aktualizować.
Dzięki takim rozwiązaniom zyskujesz błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów i minimalizujesz czas szukania.
Kiedy zaczyna się okres archiwizacji?
To, od kiedy liczony jest okres przechowywania dokumentów, zależy od rodzaju umowy.
- Dla jednorazowych czynności (np. sprzedaż nieruchomości) – okres liczy się od 1 stycznia roku następującego po podpisaniu dokumentu.
- Dla umów na czas oznaczony lub nieokreślony (np. umowy o pracę) – okres zaczyna biec od daty wygaśnięcia umowy lub ustania stosunku pracy.
Znajomość tych zasad ułatwia planowanie procesu archiwizacji i pozwala uniknąć niepotrzebnego przechowywania dokumentów dłużej, niż jest to wymagane.
Co grozi za brak lub niewłaściwe przechowywanie dokumentów?
Zaniedbania w zakresie archiwizacji mogą mieć poważne konsekwencje:
- kary finansowe – zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym (art. 83),
- brak możliwości obrony w sądzie – brak dokumentu = brak dowodu,
- problemy przy kontroli skarbowej lub ZUS – brak dostępu do dokumentów może skutkować domiarami i dodatkowymi wyjaśnieniami,
- naruszenie przepisów RODO – jeśli dokumenty zawierają dane osobowe, muszą być odpowiednio zabezpieczone.
Dobrze zorganizowane i zgodne z przepisami archiwum to nie tylko obowiązek – to inwestycja w bezpieczeństwo i efektywność działania firmy. Pamiętaj:
- każda kategoria dokumentów ma swój czas przechowywania,
- możesz wybierać między formą papierową, elektroniczną lub usługami zewnętrznymi,
- odpowiednie wyposażenie – pudełka, segregatory, półki – to podstawa.
FAQ
1. Jak długo należy przechowywać faktury VAT?
Faktury VAT, podobnie jak inne dokumenty podatkowe, powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
2. Czy mogę skanować umowy i wyrzucać oryginały papierowe?
Tak, ale tylko pod warunkiem, że skany są przechowywane w bezpiecznym systemie i mają pełną wartość dowodową. Dotyczy to również e-podpisów i certyfikatów.
3. Jak archiwizować dokumenty ZUS z różnych lat?
Dokumenty ZUS przekazane po 1 stycznia 2012 roku przechowuje się przez 5 lat. Dla wcześniejszych – obowiązuje 10-letni termin archiwizacji.
4. Jakie produkty pomogą mi zorganizować archiwum firmowe?
Pomocne będą pudełka archiwizacyjne, segregatory, skoroszyty, a także plastikowe pojemniki i etykiety.
5. Co się stanie, jeśli zniszczę dokumenty za wcześnie?
W razie kontroli podatkowej, sądowej lub z ZUS brak dokumentów może skutkować grzywną, dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi lub utratą dowodów w sporze.
