Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego – jakie są rodzaje zamówień publicznych i jak wziąć udział w przetargu
W pierwszej kolejności przypomnimy podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych, a w drugiej części artykułu przejdziemy do konkretnych wskazówek praktycznych.
Ustawa i prawo zamówień publicznych
Najważniejsze jest pytanie: kto ma obowiązek udzielania zamówień w drodze przetargu?
Przetargi publiczne dotyczą tzw. zamawiających publicznych, tj.:
- instytucji państwowych,
- organizacji i spółek państwowych,
- jednostek samorządu terytorialnego i organizacji wchodzących w ich skład,
- podmiotów prawnych, które są finansowane przez podmiot publiczny zawierający umowę o zamówienie lub zostały utworzone w celu zaspokojenia potrzeb publicznego podmiotu zamawiającego.
Zgodnie z przepisem art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP przepisy stosuje się, co do zasady, do udzielania zamówień publicznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę130 000 zł, przez zamawiających publicznych. Jeżeli zamawiający planuje zamówienie o wartości przekraczającej tę kwotę, musi ogłosić przetarg (wziąć udział w przetargach). Inne instytucje zamawiające wystawiają oferty/ biorą udział w przetargach:
- dla zamówień o szacunkowej wartości równej lub większej 139 000 euro netto (równowartość kwoty 593 433 zł netto) w przypadku zamówień na dostawy lub usługi,
- dla zamówień o szacunkowej wartości równej lub większej niż 5 350 000 euro netto (równowartość kwoty 22 840 755 zł netto) w przypadku umów o roboty budowlane.
Szczegółowe i aktualne zasady udzielania zamówień publicznych, w tym instrukcje ustalania przewidywanej wartości zamówienia, znajdują się na stronie internetowej biznes.gov.pl lub tutaj: https://kancelariazp.pl/progi-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-2023-roku/
Obecnie oferty składane są głównie drogą elektroniczną. Dostawcy i kontrahenci mogą porównywać między sobą zapytania i oferty na Portalu ZP. Formalne zasady można znaleźć na stronie internetowej uzp.gov.pl lub po zarejestrowaniu się w Platformie zakupowej Portalu ZP.
Zamówienia publiczne i przetargi publiczne: porady
Opierając się na naszym wieloletnim doświadczeniu, prezentujemy 5 praktycznych wskazówek. Koncentrujemy się na kluczowej kwestii, jaką są zamówienia publiczne udzielane dostawcom sprzętu firmowego. W Manutan zazwyczaj zajmujemy się remontami szatni, biur czy warsztatów. Nasze porady dotyczą tego, co należy wpisać we wniosku, a także o co powinieneś zadbać jako wykonawca.
Zamówienia publiczne – warunki udziału w postępowaniu
Zamierzasz wyremontować szatnię lub biuro? W ofercie należy podać dostawcom przynajmniej podstawowe parametry dla danego pomieszczenia i zwrócić uwagę na ważne szczegóły. Dlatego dokładnie określ:
- ile metrów kwadratowych ma pomieszczenie,
- co jest potrzebne do jego modernizacji,
- do czego pomieszczenie ma służyć,
- ilu osobom będzie służyć zamówiony sprzęt.
Pamiętaj jednak, że jeśli np. na środku szatni znajduje się kolumna, sama informacja o metrach kwadratowych nie wystarczy. Wykonawca powinien wiedzieć o kolumnie, by móc optymalnie rozmieścić szafki. Podobnie nie wystarczy powiedzieć, że garderoba ma np. 16 m², bo przy ustawianiu mebli ma znaczenie, czy układ to 2×8 m, czy 4×4 m.
Zamówienia publiczne: informacje o produkcie
Nie wystarczy powiedzieć, że chcesz wyposażyć szatnię pracowniczą w dwadzieścia szafek. Aby móc dobrze porównać oferty cenowe poszczególnych dostawców, parametry powinny być jak najdokładniejsze. Staraj się więc unikać odchyleń w jak największym stopniu. Podaj wymiary, materiały i ewentualnie inne parametry, jak np. grubość blachy lub płyty laminowanej.
Dobre szafki wymagają odpowiedniego zaprojektowania otworu wentylacyjnego lub obrotowego zamknięcia zamka. Do szafek tańszych producentów można zajrzeć przez otwory wentylacyjne, a zaślepki stosunkowo łatwo się obracają. Warto wziąć pod uwagę potencjał ekonomiczny (warunki ekonomiczne) zamawianego sprzętu: porównując oferty cenowe, kupujący powinien wziąć pod uwagę także pozornie drobne rzeczy, które decydują o ostatecznej jakości produktu.
Często zdarza się, że kupujący daje się skusić niskiej cenie, ale nie porównuje potencjału ekonomicznego produktu. Jeśli jedynym kryterium jest cena, odpowiada jej jakość towaru. Niska cena często przynosi późniejsze rozczarowanie.
Zamówienia publiczne: zakres usług
Gdy składasz zamówienie na 20 szafek, zdarzają się dostawcy, którzy po prostu przedstawiają 20 najtańszych szafek z oferty i na tym koniec.
Jednak rzetelny dostawca powinien upewnić się, że wybrał odpowiednie towary i że zostaną one również dostarczone zgodnie z zamówieniem. W związku z tym śmiało można określić w zapytaniu, że zamówienie powinno uwzględniać doradztwo w zakresie doboru produktu i późniejszej dostawy. Dzięki temu unikniesz zaskoczenia i dodatkowych kosztów.
Pracownicy Manutan przyjeżdżają na miejsce, aby dokładnie zmierzyć pomieszczenie i optymalnie dobrać sprzęt. Następnie przekazujemy wytyczne grafikowi i rysujemy na planie, jak ustawić meble zgodnie z zasadami higieny i bezpieczeństwa pracy.
Zamówienia publiczne: historia firmy i gwarancja
Gdy dostawca oferuje Ci 7 lat gwarancji, upewnij się, że firma ma szansę istnieć przez te 7 lat, tak abyś miał z kim rozmawiać w przypadku reklamacji. Sprawdź, jak długo istnieje dana firma i jaka jest historia producenta i partnerów biznesowych dostawcy. Jeśli zależy Ci na naprawdę wysokiej jakości towarach, szukaj europejskich marek, a nie produktów importowanych z Chin.
WSKAZÓWKA: Aby zweryfikować wypłacalność firmy, możesz bezpłatnie skorzystać z Rejestru Podatników VAT lub Rejestru Upadłości. W rejestrze handlowym zajrzyj też do raportu rocznego i sprawozdania finansowego, które spółka powinna obowiązkowo publikować.
Zamówienia publiczne: referencje
Aby mieć pewność, że zatrudniasz poważną firmę, możesz poprosić o referencje, czyli próbki wcześniejszych realizacji zamówień. Firma, która nie ma się czego wstydzić, dostarczy Ci je dobrowolnie, a na życzenie zabierze na wizytę referencyjną do innego klienta.
Reasumując: cena nie powinna być głównym kryterium podejmowania decyzji. Wyjaśnij, które parametry są dla Ciebie najważniejsze – czy jest to szybkość dostawy, jakość produktów, materiał poszczególnych komponentów czy kompleksowość usług (czyli to, że firma wykonuje dla Ciebie projekt, przychodzi zmierzyć lokal i złożyć meble). Następnie porównaj poszczególne oferty, kierując się tymi parametrami.
Sprawdź, jakie usługi oferujemy w Manutan, i skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy.
