Digitalizacja = pozbądź się papieru
Co to jest digitalizacja? Kiedy mowa o czymś takim jak proces digitalizacji, można pomyśleć o solidnym oprogramowaniu potrzebnym do pełnej automatyzacji. Ale to nie tak. Digitalizacja dokumentów polega na przejściu od administracji papierowej do formy elektronicznej. Pierwszym krokiem może być wprowadzenie poczty elektronicznej (e-mail) zamiast klasycznych listów.
W czasie pandemii koronawirusa powszechne stały się spotkania online i korzystanie z narzędzi do komunikacji, takich jak Google Meet, Zoom czy Teams. Ogólnie rzecz biorąc, trend home-office nabrał rozpędu i większość komunikacji nadal odbywa się online. Dzięki temu wiele firm w dość naturalny sposób rozpoczęło proces digitalizacji.
Digitalizacja danych – dlaczego warto?
Digitalizacja daje następujące korzyści:
- uproszczenie procesów wewnętrznych,
- redukcja kosztów
- poprawa jakości obsługi klienta.
Dla niektórych przejście na formy cyfrowe to także sposób na pozyskanie nowych klientów. Na przykład gdy mały sklep z ceramiką uruchomi e-sklep, nagle przestanie być zależny tylko od mieszkańców jednego miasta, ale będzie mógł oferować swoje produkty na terenie całego kraju. Motywacja to także chęć dogonienia konkurencji.
Proces digitalizacji – od czego zacząć?
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, od czego powinna się zacząć digitalizacja informacji. Powinieneś jednak zastanowić się, którym procesom poświęcasz niepotrzebnie dużo czasu. Na przykład niektóre firmy drukują faktury, a następnie skanują je do innego komputera. Księgowi spędzają zatem około 5 minut nad jedną fakturą i zużywają niepotrzebnie papier.
Jednocześnie istnieje wiele (stosunkowo niedrogich) programów, które mogą przesyłać dokumenty w uniwersalnym formacie drogą elektroniczną, całkowicie automatycznie i bez dokumentów papierowych. A kiedy przetwarzasz, powiedzmy, 20 faktur dziennie, oszczędzasz dwie godziny pracy, które księgowi mogą poświęcić na bardziej specjalistyczne sprawy.
Dlatego skup się na konkretnym dziale w firmie i efektywności pracy współpracowników. Nawet przy niewielkim budżecie możesz rozpocząć proces digitalizacji. Może wyglądać on tak:
Komunikacja. Możesz przenieść do sieci komunikację wewnętrzną – np. stosując aplikację Slack chat zamiast rozmów telefonicznych oraz zaplanowane spotkania z klientami za pomocą Teamsów itp.
Księgowość. Pomogą w tym programy do fakturowania on-line (np. iDoklad) oraz cyfrowe odcinki wypłat zamiast papierowych.
Logistyka. Na przykład zacznij zarządzać magazynem za pomocą systemów magazynowych. Nazywają się one WMS od angielskiego Warehouse Management System i można ich znaleźć na rynku całkiem sporo. Duże firmy korzystają z solidnych systemów serwerowych, mniejsze z elastycznych rozwiązań chmurowych (np. LOKiA WMS).
Relacje biznesowe i z klientami. Korzystaj z systemu chmurowego CRM, w którym przejrzyście zapiszesz wszystko, co dotyczy biznesu i zarządzania relacjami z klientami (stąd skrót CRM – Customer Relationship Management).
Sprzedaż produktów. W kilka dni uruchomisz e-sklep, korzystając z tzw. rozwiązania pudełkowego – np. Shoptet.
Prezentacja internetowa. Stosunkowo tanio można zbudować stronę internetową np. w ogólnodostępnej platformie WordPress.
Rezerwacja zamówień lub terminów. Istnieje również wiele systemów rezerwacji i często można je łatwo zaimplementować na własnej stronie internetowej.
Marketing. Jeśli Twoja grupa docelowa ma mniej niż 50 lat, wyeliminuj lub ogranicz papierowe ulotki i katalogi i przenieś swój marketing do świata online.
Zakupy wyposażenia firmy. Na przykład w Manutan oferujemy usługę e-zamówień, która łączy nasz sklep internetowy z Twoim systemem zakupowym. Zamówienia i faktury są zatem przesyłane drogą elektroniczną.
Zarządzanie sklepem w Excelu, nawet przy zaledwie kilkudziesięciu klientach, może stać się nie do zniesienia. Wymaga to zaangażowania kilku osób każdego miesiąca i kilka godzin pracy, aby wszystko zaktualizować. Dlatego lepiej jest wybrać prostszą drogę, jaką jest digitalizacja. To nie tylko oszczędza wielu godzin pracy, ale także sprawia, że wszystkie informacje są łatwo dostępne w czasie rzeczywistym – od rozmów telefonicznych z klientem, poprzez komunikację e-mailową, aż po rejestrację wszystkich ofert biznesowych. A koszt jest naprawdę niewielki.
WSKAZÓWKA: Jeśli twoi współpracownicy spędzają większość czasu pracy przy komputerach, przyda im się wysokiej jakości sprzęt.
Możesz rozważyć zakup następujących przydatnych akcesoriów do biura:
Proces digitalizacji – poszukaj doświadczonego fachowca
Jeśli nie masz wcześniejszego doświadczenia w dziedzinie, jaką jest digitalizacja informacji, kluczowe jest znalezienie kogoś, kto może udzielić Ci fachowej porady na ten temat. Może to być entuzjasta informatyki z Twojej firmy lub niezależny konsultant zewnętrzny.
Oczywiście możesz też porozumieć się bezpośrednio z przedstawicielem handlowym danego rozwiązania (np. programu księgowego), ale uważaj, aby jego sugestie były obiektywne i nie próbował za wszelką cenę narzucać Ci swojego rozwiązania. W końcu, gdy już zainwestujesz pieniądze i czas w wybór oprogramowania i zaczniesz wypełniać je danymi, oczekujesz, że posłuży Ci przez wiele lat i nie będziesz musiał go od razu zmieniać.
Właściwy partner powinien:
- obliczyć zwrot kosztów,
- przedstawić alternatywy pomocne we wdrożeniach do innych systemów do obsługi przedsiębiorstwa,
- dopasować rozwiązanie optymalne dla Twojej firmy (co wiąże się z poznaniem branży, w której działasz),
- przedstawić zarys planów na przyszłość, takich jak aktualizacje i zmiany rynkowe.
Systemy digitalizacji danych nie muszą znajdować się na serwerach, ale w chmurze
Jak już wskazaliśmy, oprogramowanie w chmurze jest zwykle tańsze. Przy zakupie tzw. rozwiązania on-premise w grę wchodzi kosztowna eksploatacja serwerów, na których przechowywane są dane.
Można więc zaoszczędzić, korzystając z różnych firm, które oferują tzw. Saas – Software As a Service. Płacisz miesięczną/roczną opłatę za korzystanie z usługi, co jest korzystniejsze dla firmy pod względem finansowym niż jednorazowy zakup oprogramowania. Co więcej, jeśli rozwiązanie Ci się nie spodoba, możesz je łatwo zmienić lub przejść na inną wersję.
Mamy nadzieję, że artykuł był dla Ciebie pomocny i że digitalizacja przebiegnie bezproblemowo. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych e-zamówieniach, skontaktuj się ze swoim sprzedawcą.
