Zarządzanie dostawcami to niezwykle złożone i kosztowne zadanie dla działu zakupów firmy. Dlatego działy zakupów zawierają umowy ramowe z dystrybutorami oferującymi najszerszy zakres usług. Oznacza to jednak, że detaliści muszą obsługiwać setki tysięcy rekordów danych, co z kolei sprawia, że zarządzanie dostawcami na całym świecie jest bardziej skomplikowane.
Zarządzanie taką usługą polega na identyfikacji, wymienieniu, a następnie zaproponowaniu odpowiednich towarów i usług. Ważne jest również, aby zidentyfikować te, które są rzadko potrzebne klientom. Monitorowanie asortymentu pozostaje zatem kluczowe, a celem jest posiadanie zawsze aktualnej i innowacyjnej oferty. Jednocześnie istotne jest zapewnienie jakości i dostępności każdego produktu czy usługi oraz dostępu do wszystkich niezbędnych dokumentów (certyfikaty, dokumentacja techniczna, gwarancja itp.).
Aby sprostać tym wyzwaniom, Manutan rekomenduje organizację zakupów opartą na trzech podstawowych filarach efektywnego zarządzania dostawami.
1. Ulepszone zarządzanie dostawcami dzięki efektywnemu zaopatrzeniu
Zarządzanie dostawcami opiera się na wszystkich działaniach podejmowanych w celu zagwarantowania wydajności firmy i terminowości dostaw. Skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw zapewnia utrzymanie zdrowych relacji między firmą, a jej dostawcami z myślą o satysfakcji klienta. Rozwiązania dla optymalnego zarządzania zaczynają się od określenia odpowiednich partnerów.
Pochodzenie i zgodność produktu to podstawowe kryteria. W przypadku produktów markowych zapewnia to również, że są one dostarczane bezpośrednio przez producenta, a zatem nie są podrabiane. Informacje zebrane przed podpisaniem umów z dostawcami gwarantują, że konsumentom oferowane są najlepsze produkty spełniające normy. Do minimum sprowadza się tym samym ryzyko późniejszego niezadowolenia klientów.
Aby zapewnić stałą jakość produktu, należy także wprowadzić proces kontroli, w tym systematyczne sprawdzanie wyników każdej dostawy, a także audyt zakładów produkcyjnych. To najlepsze rozwiązanie, niezależnie od pochodzenia sprzedawanych produktów.
2. Wdrożenie innowacji SRM[1] łączącej efektywność i zapobieganie ryzyku
Trzy główne cele dostaw klasy C, znane także jako „wydatki na ogonie” [tail spend] to:
● uzyskanie niższych kosztów dostawy;
● zapewnienie dostępności produktów;
● dotrzymywanie terminów dostaw.
Badanie opublikowane przez Sendcloud w 2020 r. dostarcza interesujących danych: 65% europejskich konsumentów porzuca koszyk, gdy odkrywa koszty dostawy postrzegane za zbyt wysokie. Dostępność produktów i terminowość dostaw są również kluczowymi kryteriami udanych zakupów. Aby sprostać tym trzem głównym wyzwaniom, większość zapasów powinna być przechowywana i zarządzana w magazynach dostawcy, podczas gdy inna część powinna być organizowana bezpośrednio ze znanych miejsc produkcyjnych: jest to tzw. drop-shipping.
Ta ogólnoeuropejska ankieta dostarcza dodatkowych informacji na temat zadowolenia klientów z procesu dostawy. Dla 55% europejskich konsumentów wpływ dostawy na środowisko jest ważny lub najważniejszy. W związku z tym preferują zakupy, które obejmują ekologiczny środek transportu. Zarządzanie partnerami — dział relacji z klientami — może wykorzystać te dane do opracowania zielonego procesu dostawy przy zachowaniu pożądanej wydajności.
Zespół oddany relacjom partnerskim i planowi ciągłego doskonalenia zarządzania
Aby zapewnić optymalną jakość dostaw, dedykowany zespół monitoruje wszystkich partnerów i zajmuje się planem ciągłego doskonalenia. Zarządzanie relacjami z dostawcami odgrywa ważną rolę w sprawnym prowadzeniu firmy. Na przykład w ramach zarządzania dostawcami Manutan organizuje dzień pracy z ponad 150 dostawcami dostaw bezpośrednich i tworzy przewodnik po wskaźnikach wydajności, aby monitorować jakość dostaw każdego dostawcy. Poza tym optymalizacja łańcuchów dostaw jest jednym z kluczowych rozwiązań Manutan.
SRM obejmuje również portal dla dostawców zapewniający dostęp do wszystkich niezbędnych operacji (zamówienie, dostawa, zwrot itp.), dokumentów, informacji i raportów z postępów. Platforma ta umożliwia uproszczenie, przyspieszenie i usprawnienie wszelkich działań podejmowanych z dostawcami. W ramach procesu ciągłego doskonalenia portalem zarządza „rada doradcza dostawców” (zespół projektowy złożony z dostawców) odpowiedzialna za wyrażanie swoich poglądów i wyrażanie potrzeb.
Wreszcie, opracowanie strategii poprawy relacji z dostawcami jest ważne dla dobrego zarządzania dostawcami. Aby to osiągnąć, Manutan wykorzystuje „Net Promoter Score”[2]. Analiza zebranych danych i informacji zwrotnych umożliwia wdrożenie konkretnych planów ciągłego wzbogacania dla każdego dostawcy, w każdym kraju.
3. Ocena dostawcy jako rozwiązanie poprawiające wydajność
Zarządzanie dostawcami wymaga również ustanowienia systemu oceny dla wszystkich dostawców, opartego na przykład na trzech kryteriach:
● jakość produktu;
● terminy dostaw i zgodność;
● innowacje.
Podczas gdy pierwsze dwa kryteria (jakość i dostawa) mogą być wykorzystane do zdefiniowania niezbędnych działań doskonalących dla każdego dostawcy, cały system oceny może być wykorzystany do corocznej identyfikacji „dostawców premium”, którzy oferują klientom wyjątkową jakość usług!
W firmie Manutan uznanie to obejmuje szereg korzyści, między innymi:
● promocję towarów poprzez wspólne działania marketingowe i komunikację z działami sprzedaży;
● dedykowaną przestrzeń zapewniającą pełny dostęp do zespołów Manutan (w tym menedżerów produktów, zespołów marketingowych i redakcyjnych) oraz możliwość łatwego kontaktu z nimi.
W przeciwieństwie do dystrybutorów platformy handlowe [3] nie mogą systematycznie zapewniać ani źródła pochodzenia, ani jakości dostarczanych produktów. Optymalne zarządzanie ofertą klasy C, znaną również jako wydatki końcowe, obejmuje optymalizację zarządzania dostawcami dzięki długoterminowym inwestycjom, sprawnej organizacji i prawdziwej wiedzy, aby oferować wysokiej jakości produkty z gwarantowanym pochodzeniem oraz wyjątkowym i bezproblemowym zakupem, a także z dostawą.
[1] SRM = Zarządzanie relacjami z dostawcami
[2] Net Promoter Score = wskaźnik pomiaru satysfakcji i lojalności klientów
[3] Miejsca sprzedaży