Oprócz wypełniania podstawowych zadań, takich jak możliwie największa redukcja kosztów oraz wychwytywanie i zarządzanie ryzykiem, departamenty działu zakupów mogą zyskać teraz na wartości, wprowadzając stopniowo cyfryzację pewnych procesów. Aby do tego jednak doszło, muszą mieć realny wpływ na innowację.
Natacha Tréhanová, profesor zarządzania zakupami na uniwersytecie Grenoble Alpes i badaczka w CERAG, zdradza, jak mogłoby się to dokonać w trzech punktach:
- Identyfikacja innowacji na platformach.
- Promowanie innowacji między dostawcami.
- Poprawa zdolności firmy do przyswajania informacji.
Identyfikacja innowacji na platformach
Innowacje można znaleźć już dzisiaj na niektórych platformach cyfrowych, które łączą m.in.: działy zaopatrzenia i ulepszają komunikację między nimi.
Istnieje wiele typów platform:
- Otwarte platformy dla innowacji: korzystają one z osób trzecich (ekspertów, start-upów, laboratoriów itp.) do rozwiązywania problemów wewnętrznych.
- Platformy Hackathon: skutecznie zachęcają pracowników do wymyślania rozwiązań cyfrowych w jak najkrótszym czasie.
- Platformy dla niezależnych dostawców: skupiają one spore grupy utalentowanych osób, którzy są specjalistami w swojej dziedzinie.
Jak widać, do poszczególnych działów zaopatrzenia wymagana jest taka forma innowacji, która najbardziej odpowiada ich wymaganiom oraz taka, która pozwala pielęgnować tego typu platformy.
Promowanie innowacji między dostawcami
Relacje między dostawcami a klientami ewoluowały w ciągu ostatnich lat. Dlatego dość istotne jest, aby dział zakupów zachęcał do promowania innowacji w swojej firmie.
Zamiast zarządzać relacjami z dostawcami, lepszym sposobem jest zmotywowanie samych dostawców. W tym celu dział zakupów musi stanąć na wysokości działania i zapewnić odpowiednią współpracę, najlepiej opartą na podanych niżej praktykach:
- Powołanie „Koordynatora kluczowych dostaw”, który będzie miał podgląd na wszystkie szczegóły dostawy (historia, problemy, interakcje itp.).
- Korzystanie ze wszystkich dostępnych narzędzi mogących służyć do współpracy, takich jak chociażby wewnętrznych sieci społecznościowych czy portali dostawców, aby ułatwić kontakt.
- Unikanie niepotrzebnych i szkodliwych sytuacji, takich jak zmiany w ostatnim momencie czy konflikty.
Poprawa zdolności firmy do przyswajania informacji
Zdolność organizacji do przyswajania informacji oznacza możliwość identyfikacji wartości nowo zdobytej informacji, zrozumienia jej i przekształcenia w potencjalne, przydatne źródło wartości. Kluczową rolę w tym obszarze odgrywa Dział Zakupów jako główny punkt kontaktowy dla rynku dostaw.
Jednak zdolność firmy do przyswajania informacji zależy od kilku czynników:
- Zasięgu wiedzy kupujących, zarówno w zakresie swojej specjalizacji, jak i również rynku, firm itd.
- Ich własnego poziomu motywacji, który może być zwiększany ciągle narastającą liczbą opcji uniknięcia pewnych problemów oraz znajdowaniem nowych rozwiązań.
- Odpowiednią strukturą firmy, która pozwala na efektywne metody dzielenia się nowymi informacjami z innymi działami i pracownikami. Kluczową rolę odgrywają ponownie narzędzia cyfrowe.
Digitalizacja jest zatem bardziej niż kiedykolwiek wcześniej istotną podstawą innowacji. Docelowo różne rozwiązania cyfrowe umożliwiają działom zakupów wspieranie innowacji, niezależnie od tego, czy jest to jej zewnętrzna identyfikacja, wykorzystanie kluczowych dostawców, czy poprawa zdolności firmy do przyswajania i wdrażania nowych informacji. Wszystko to ostatecznie pomaga zyskiwać na jakości i przyczynia się do polepszania wyników firmy macierzystej.