Obowiązek archiwizowania dokumentów: archiwizacja elektroniczna czy papierowa?
W Polsce można archiwizować umowy elektronicznie w zweryfikowanym programie lub przechowywać je w formie papierowej w szafie na dokumenty. Z drugiej opcji najczęściej korzystają osoby, które nie mają zbyt wielu umów do archiwizacji lub firmy z długą tradycją, które są już przyzwyczajone do tego systemu przechowywania dokumentów. Konwersja pliku papierowego do postaci cyfrowej byłaby bardzo kosztowna, dlatego często łatwiej jest kontynuować stary system.
Młodsze firmy zdecydowanie preferują archiwizację elektroniczną. Jeśli firmy wymieniają się dokumentami w formie elektronicznej, to archiwizują je bezpośrednio i nie muszą niczego drukować. Jednak papierowe umowy można również archiwizować elektronicznie – wystarczy je zeskanować. Archiwum komputerowe nie zajmuje miejsca w biurach i może być tańsze w eksploatacji. Należy jednak bardzo uważać, aby wybrać odpowiedni program, w którym bezpiecznie utworzona zostanie kopia zapasowa danych.
Możliwe jest również skorzystanie z profesjonalnych usług archiwizacyjnych do przechowywania i zarządzania umowami. Usługi te zazwyczaj oferują bezpieczne urządzenia do przechowywania i obsługują proces skanowania oraz elektronicznego przechowywania dokumentów. Mogą również oferować inne usługi, takie jak indeksowanie i organizowanie umów w celu ułatwienia dostępu.
Niezależnie od wybranej metody ważne jest śledzenie lokalizacji i statusu umów, aby w razie potrzeby były łatwo dostępne. Można to osiągnąć poprzez prowadzenie dziennika lub bazy danych umów oraz podstawowych informacji o nich, takich jak strony umowy, data zawarcia oraz data wygaśnięcia (jeśli dotyczy).
Prawidłowo wypełnione i przechowywane umowy w razie potrzeby będą łatwe do znalezienia. Przechowując ją w określonym, oznaczonym miejscu, zapobiegasz utracie lub uszkodzeniu (jeśli umowa leży przypadkowo na Twoim biurku, łatwo może się pomylić z innymi dokumentami).
Jak długo przechowywać dokumenty?
Czas przechowywania dokumentów jest różny w zależności od rodzaju umowy.
Umowy, które należy archiwizować przez 5 lat, to:
- umowy o dzieło oraz
- umowy o dostawę produktów i usług.
W takim przypadku wykonawca danego produktu lub usługi (czyli najprawdopodobniej Twoja firma) zobowiązuje się do wykonania pracy, za którą klient płaci i przejmuje. Umowy o pracę zawierane są z różnymi podmiotami i na różnych polach – od agencji marketingowej po hydraulika, który dokonuje napraw w toaletach w Twojej firmie. Poza wykonaniem samej czynności można również umownie zabezpieczyć wymagany termin dostawy.
- Umowy leasingu i kredytu
Przedmiotem leasingu jest przekazanie określonej rzeczy za określoną kwotę na rzecz leasingobiorcy na określony czas. Umowa pożyczki mówi, że pożyczasz określoną kwotę pieniędzy i zobowiązujesz się ją zwrócić.
Wszystkie te umowy możesz zerwać po pięciu latach. Nie ma potrzeby ich dalszego przechowywania.
Umowy, które należy archiwizować przez 10 lat to:
- Umowy o pracę
Niniejsza umowa ustanawia stosunek pracy między pracownikiem a pracodawcą. Wraz z umową o pracę należy również zarejestrować odcinki wypłat, preliminarz wynagrodzeń oraz dokumenty dotyczące opisu stanowiska na okres 10 lat. Listy płac i karty osobiste pracowników są archiwizowane dłużej – oficjalnie 30 lat, ale w praktyce często nawet 45 lat.
W takim przypadku termin do archiwizacji liczony jest od ustania stosunku pracy.
- Umowy komisowe
Są używane w środowisku biznesowym. Umowa, w której tzw. agent komisowy zobowiązuje się do nabycia (sprzedaży, zakupu, załatwienia) czegoś w imieniu tzw. klienta. Na przykład podpisujesz umowę z agencją nieruchomości, w której powierzasz agencji wszystko, co dotyczy sprzedaży lub zakupu nieruchomości. Z umowami prowizyjnymi spotkasz się również przy sprzedaży dokumentów inwestycyjnych czy na aukcjach dzieł sztuki.
- Umowy wdrożeniowe
Zawierane są w ramach projektu i służą realizacji określonego zadania lub celu. Umowy te zawierane są zwykle między dwiema lub więcej stronami i zawierają szczegółowe informacje o tym, jak projekt będzie realizowany i jakie kroki zostaną podjęte, aby osiągnąć cel. Umowy wdrożeniowe mogą dotyczyć projektów budowlanych, projektów informatycznych lub projektów badawczo-rozwojowych. Określają obowiązki i odpowiedzialność wszystkich stron, terminy i warunki finansowe.
- Umowy służebności
Umowy te dotyczą najczęściej nieruchomości – domów, mieszkań i działek. Regulują one prawa i obowiązki osób, które korzystają z nieruchomości i nie są jej właścicielami. Przykładowo umowa służebności może dotyczyć korzystania z drogi dojazdowej do Twojej firmy.
Umowy o pracę, zlecenia, umowy wdrożeniowe ulegają zniszczeniu po upływie dziesięcioletniego okresu – nie trzeba oddawać ich do archiwum regionalnego na stałe przechowanie, nie jest konieczne magazynowanie dokumentów tego typu. Umowy o służebności i obciążeniach nie określają tego jednoznacznie – po dziesięciu latach trafią do procedury niszczenia, gdzie przedstawiciel archiwum regionalnego po ocenie indywidualnej sytuacji zdecyduje, czy pójdą do niszczenia, czy do archiwum.
Kiedy obowiązują długie terminy przechowywania dokumentów?
Umowy, które należy archiwizować przez 20 lat, to:
- Kontrakty menedżerskie
Jest to szczególna umowa o pracę – zawierana jest przez pracodawcę z pracownikiem pełniącym funkcję kierownika lub dyrektora.
Po dwudziestu latach umowy tego typu wystarczy zniszczyć.
Archiwizacja dokumentów księgowych i umów sprzedaży
Nie musisz archiwizować następujących umów – od razu po ich sporządzeniu trafiają one do archiwum regionalnego i są tam przechowywanie na stałe:
- umowy sprzedaży przedsiębiorstwa lub przeniesienia udziału w przedsiębiorstwie,
- umowy majątkowe,
- kontrakty o istotnym znaczeniu,
- umowy międzynarodowe,
- umowy zbiorowe.
Okresy przechowywania dokumentów: kiedy rozpoczyna się okres archiwizacji?
Okres archiwizacji (lub niszczenia) rozpoczyna się 1 stycznia następnego roku po podpisaniu umowy w przypadku jednorazowej czynności (np. sprzedaży nieruchomości).
W przypadku zawarcia umowy na czas oznaczony lub na czas nieokreślony (np. umowa o pracę) okres archiwizacji liczony jest dopiero po upływie terminu jego wygaśnięcia (np. od ustania stosunku pracy) lub spełnienia się warunków określonych w umowie.
Do przechowywania dokumentów przydadzą się:
