Przeprowadzka – poradnik krok po kroku
Przeprowadzka – jak zorganizować wszystko przed przeprowadzką?
Jeśli zastanawiasz się, o czym powinieneś pomyśleć przed przeprowadzką biura, przede wszystkim zacznij od przygotowania lokalu, do którego się przeprowadzasz. Ważne jest rozplanowanie biura. Warto mieć przy sobie taśmę mierniczą i dokładnie zaplanować, gdzie co będzie stać. Należy również dopilnować, aby nowe pomieszczenia były uprzątnięte i czyste. Niestety nie zawsze tak jest – wtedy trzeba temu zaradzić.
Następnie zastanów się, jak spakować rzeczy z dotychczasowego biura. Najlepiej jest użyć pudełek kartonowych i materiałów wypełniających (np. folii bąbelkowej), aby dobrze zabezpieczyć wszystko, co może ulec uszkodzeniu. Przydatne są również narzędzia, dzięki którym można zdemontować meble i zabezpieczenie ich materiałem do oklejenia mebli. Do przeniesienia ładunku do samochodu sprawdzi się wózek.
Przeprowadzka biura – jak spakować i przenieść rzeczy bez pomyłek i zagubienia części z nich?
Pakowanie i etykietowanie wszystkiego jest prawdopodobnie najbardziej irytującą częścią przeprowadzki, ale jest bardzo ważne. Od samego początku pakowania upewnij się, że łączysz ze sobą rzeczy, które do siebie pasują. Zaoszczędzi to później dużo pracy – unikniesz na przykład dopasowywania czterech podobnych kabli do monitora.
Przydziel współpracownikom zadanie oznakowania rzeczy osobistych — monitorów, klawiatur, komputerów, a nawet krzeseł. Dzięki temu każdy w nowym biurze znajdzie swoje rzeczy we właściwym miejscu.
Jeśli w Twojej firmie znajdują się poufne dokumenty, takie jak umowy o pracę, oznacz je i trzymaj przy sobie, dopóki nie znajdziesz nowego bezpiecznego miejsca do ich przechowywania. Nie przenoś ich luzem z całym swoim dobytkiem.
Zawsze oznaczaj wszystkie pudełka – np. kuchnia, biuro, korytarz. Gdy rzeczy zostaną przeniesione do nowego biura, pracownicy firmy przewozowej od razu będą wiedzieli, gdzie postawić pudła, a Ty unikniesz skomplikowanego przenoszenia ich z miejsca na miejsce.
Przeprowadzka biura: co przenieść jako pierwsze, a co jako ostatnie
Jak skutecznie spakować biuro? Od czego zacząć, a co przenieść na samym końcu?
Zdecydowanie opłaca się sortować rzeczy podczas pakowania. Wyrzuć to, czego już nie używasz. Możesz zrobić listę rzeczy, których już nie potrzebujesz i zaoferować je pracownikom i ich rodzinom po obniżonej cenie. Większość rzeczy zostanie sprzedana, a Ty nie będziesz musiał przenosić zbędnych przedmiotów.
Najpierw spakuj to, co najmniej używane – na przykład dokumenty, artykuły biurowe czy rzeczy z kuchni. Poproś również swoich współpracowników, aby spakowali rzeczy, których niekoniecznie potrzebują. Na samym końcu spakuj sprzęt taki jak klawiatury i komputery.
Zazwyczaj transport rzeczy dzielony jest na dwa etapy. Najpierw większość małych rzeczy wywozi się samochodem, a meble i całą resztę za pomocą firmy organizującej przeprowadzki lub wynajętego vana. Najlepiej jest to zrobić w weekend.
Przeprowadzka – jak zorganizować przeprowadzkę biura i nie zwariować: ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej podczas przeprowadzki
Jak się przeprowadzić, aby jak najmniej zakłócić działanie firmy?
Optymalny czas na przeprowadzkę biura to wakacje, gdy większość pracowników ma urlop. Obecnie większość osób może pracować z domu, wystarczy komputer i łącze internetowe. Przeprowadzka biura może zatem zostać zorganizowana tak, że zostawiamy kilka komputerów i biurek w starym biurze na ostatnią chwilę, aby można było stamtąd pracować, ale jednocześnie część osób pracuje z domu.
Przeprowadzka biura: komunikacja z pracownikami
Jak komunikować się z pracownikami podczas przeprowadzki?
Zawsze informuj pracowników, czego mogą się spodziewać. Dobrze jest spisać szczegóły i ogólne podsumowanie przeprowadzki i przedstawić je pracownikom z tygodniowym wyprzedzeniem. Ważne, by wszyscy wiedzieli, jak będzie wyglądać proces przeprowadzki i w jaki sposób mogą w nim pomóc.
Zaangażowanie pracowników oszczędza sporo pracy – nawet tak drobnej jak wniesienie pudła na rzeczy osobiste i samodzielne ich spakowanie.
Przeprowadzka biura: zadomowienie się w nowym biurze
Przenieśliśmy już rzeczy i meble i zamierzamy zadomowić się w nowym biurze. Jak to zrobić?
Należy ustalić priorytety i zaakceptować fakt, że nie wszystko da się zrobić od razu. Najważniejsze, żeby pracownicy mieli zaplecze do pracy – mieli gdzie usiąść, na czym popracować, mogli zaparzyć herbatę. Urządzanie sali konferencyjnej to zadanie na później. Dobrym pomysłem jest również komunikowanie się z pracownikami w sprawie ich potrzeb w nowym miejscu: zapytaj, czy czegoś im brakuje lub czego by sobie życzyli.
W nowym biurze ważne jest również, aby zadbać o zdrowie i bezpieczeństwo pracy – należy oznakować drogi ewakuacyjne, szafy sterownicze, zainstalować gaśnice i zaprosić technika do przeglądu urządzeń elektrycznych. Często się o tym zapomina.
Przeprowadzka biura: co jest najważniejsze w przeprowadzce?
Gdy w grę wchodzi przeprowadzka biura, najważniejszy jest plan i organizacja pracy. Ważni są jednak także sprawdzeni fachowcy – majsterkowicze do podłączenia komputerów i internetu, kierowca do odbioru rzeczy – oraz życzliwi i pomocni ludzie, w tym nasza rodzina i znajomi. Pomoc bliskich i przyjaciół to duża ulga podczas przeprowadzki. Postaraj się też nie przenosić stresu związanego z przeprowadzką na współpracowników – dzięki temu wszystko pójdzie gładko.
Czeka Cię przeprowadzka biura? Chętnie Ci pomożemy! Przydatne będą następujące akcesoria:
