Optymalizacja kosztów w firmie na długi ogon to mało znana kwestia. Zazwyczaj działy zakupów zarządzają swoimi zakupami na początku i w połowie procesu w ustrukturyzowany sposób, ale nie zawsze ma to miejsce w przypadku wydatków na długi ogon, które są postrzegane jako niestrategiczne. Jednak ten rodzaj zakupów stanowi do 70% ukrytych kosztów w działach zaopatrzenia [1]. Na szczęście istnieje metoda optymalizacji zarządzania wydatkami typu long tail, oparta na analizie danych, podejściu Lean Procurement i zręcznym frameworku.
Wyzwanie: koszty na długi ogon
Jak głosi Zasada Pareto, znana również jako prawo 20-80, wydatki na długi ogon stanowią 5% całkowitych kosztów firmy, ale liczą się jako 50% całkowitych kosztów zakupów.
Jeśli zastosujemy macierz Kraljica i połączymy ją z ryzykiem finansowym – które pozostaje stosunkowo niskie dla tej kategorii zakupów – i z ogólnym poziomem ryzyka, wydatki typu long tail można następnie podzielić na dwie podkategorie: proste zakupy (które charakteryzują się niskim ryzykiem) i krytyczne zakupy (które niosą ze sobą znaczne ryzyko).
W związku z tym pojawiają się dwie główne kwestie związane z wydatkami na długi ogon, do których należy zastosować odpowiednią strategię:
- Po pierwsze, chodzi o zrozumienie całkowitego kosztu (TCO) tych zakupów. Do 70% ukrytych kosztów jest ponoszonych w związku z zarządzaniem długoterminowymi wydatkami [1]. Koszty te są związane z nadmierną liczbą dostawców, zakupami poza procesem, wadliwymi procesami, zarządzaniem błędami, zwrotami itp.
- Jednocześnie działy zaopatrzenia muszą zwracać szczególną uwagę na bezpieczeństwo, zwłaszcza w przypadku zakupów o znaczeniu krytycznym. W tym celu muszą współpracować z dostawcami, którzy mogą zagwarantować jakość i pochodzenie produktów, zgodność z normami i przepisami itp.
Optymalizacja kosztów firmy na długi ogon metodą „Lean-Agile”
Opierając się na analizie danych, podejściu Lean Procurement i zręcznym frameworku, firmy mogą przystąpić do optymalizacji swoich wydatków długoterminowych [long tail].
Mogą wykorzystać tę strategię, aby lepiej radzić sobie z całkowitymi kosztami, a tym samym usprawnić zarządzanie tego rodzaju zakupami dzięki sześciu dźwigniom optymalizacji.
Racjonalizacja portfolio dostawców
Ponieważ wydatki na długi ogon stanowią do 75% kosztów związanych z dostawą [2], generują one znaczne koszty administracyjne. Obejmują one koszty zarządzania dostawcami (szacowane średnio na 1 000 EUR [3]/dostawca/rok) oraz koszty transakcyjne. Dlatego warto zmniejszyć ilość dostawców, zastępując niektórych dostawców (reprezentujących niskie roczne wydatki lub na przykład obejmujących obszar lokalny) jednym dystrybutorem, który oferuje szeroką gamę produktów.
Zarządzanie jakością produktów
Klienci wewnętrzni rzadko kierują się swoimi wyborami w kwestii wydatków na długi ogon. Skutkuje to zazwyczaj zakupem produktów z wyższej półki, czyli wysokiej jakości, drogich produktów znanych marek. Jednak nie zawsze jest to właściwe w przypadku prostych zakupów i rodzi koszty bezpośrednie. Rozwiązaniem jest zatem zarządzanie jakością produktów poprzez upewnienie się, że spełniają one potrzeby klientów wewnętrznych, tak aby uniknąć zjawiska „nadmiernej jakości”.
Digitalizacja transakcji
Biorąc pod uwagę, że wydatki na długi ogon stanowią 60% wolumenu zamówienia [4], konieczna wydaje się optymalizacja procesu transakcji. Aby to osiągnąć, działy zaopatrzenia mogą zacząć od bezpapierowego procesu Procure-to-Pay, od wyboru produktu po fakturowanie. Oprócz poprawy efektywności w firmie strategia ta generuje oszczędności finansowe i korzyści środowiskowe.
Optymalizacja logistyki
Duża ilość dostawców i zamówień skutkuje dużą liczbą dostaw wymagających mobilizacji różnych pracowników firmy (ochrona, magazynierzy itp.) bez realnej wartości dodanej. Aby zwiększyć produktywność ich wszystkich, działy zaopatrzenia mogą usprawnić procesy dostarczania i udostępniania produktów użytkownikom za pośrednictwem różnych usług: dostawy spersonalizowane lub terminowe, przemysłowe automaty sprzedające itp.
Wprowadzenie uzgodnionej metody
Nieprzestrzeganie zasad zarządzania procesami zakupów prowadzi do bezpośrednich strat finansowych i mnożenia się niepotrzebnych wydatków. Działy zaopatrzenia muszą zapewnić, że korzyści wynegocjowane w umowie z dostawcą są w pełni wykorzystane i w razie potrzeby podnosić świadomość klientów wewnętrznych (informacje, wizyty na miejscu, kampanie marketingowe itp.).
Zarządzanie jakością
Niska jakość to problem całej firmy, co utrudnia zarządzanie procesami zakupów. Dlatego tak ważne jest rozwiązanie pierwotnych przyczyn niedociągnięć, aby poprawić wskaźnik obsługi.
Podczas gdy wydajność operacyjna i redukcja kosztów należą do priorytetów działów zaopatrzenia, optymalizacja wydatków na długi ogon stanowi potężną dźwignię działania. Taka strategia nawiązuje do Lean Procurement: ciągłe śledzenie „marnotrawstwa” w celu tworzenia wartości.
[1] Źródło: Manutan Group
[2] Źródło: Manutan Group
[3] £855
[4] Źródło: Manutan Group