W ostatnich latach działy zamówień odgrywają kluczową rolę w dużych firmach. Dziedzina ta przechodzi znaczące zmiany, a firmy coraz częściej dostrzegają potencjalne oszczędności, które można uzyskać dzięki często niedocenianym, niestrategicznym zakupom. Jednak przy rosnącej liczbie kategorii i łańcuchów dostaw, którymi trzeba zarządzać, osiągnięcie tych oszczędności staje się niemałym wyzwaniem dla nabywców pośrednich. Rolą specjalisty ds. zakupów jest wyeliminowanie nieuzasadnionych/rozrzutnych wydatków w firmie i wzmocnienie jej powiązań z interesariuszami. Aby lepiej zaprezentować funkcję Indirect Buyera, w niniejszym opisie stanowiska podsumowano jego cele, strategie i umiejętności.
Czym są zamówienia pośrednie?
Do niedawna zaniedbywany aspekt, czyli zamówienia pośrednie, zyskał obecnie strategiczną rolę. Zarządzanie kosztami i redukcja kosztów pośrednich związanych z tą kategorią zakupów to kluczowe strategie poprawy marż i dostosowania struktury kosztów firmy do klimatu biznesowego.
Zamówienia pośrednie odgrywają kluczową rolę w sprawnym funkcjonowaniu firm. Mogą dotyczyć produktów lub materiałów eksploatacyjnych, które są niezbędne do prowadzenia działalności biznesowej. Tego typu zakupy różnią się od zakupów bezpośrednich, znanych jako „produkcyjne” lub „strategiczne”.
Mając to na uwadze, firmy zaczęły reorganizować swoje działy zaopatrzenia. Jednak znaczenie przypisywane zamówieniom pośrednim jest bardzo zróżnicowane. Chociaż w niektórych przypadkach nadal uważa się je za niezbyt istotne, coraz częściej stają się przedmiotem działań optymalizacyjnych, a niektóre firmy stosują nawet takie same podejścia w tej kategorii, jak w przypadku zamówień strategicznych.
Jakie są cele osób zatrudnionych na stanowisku Indirect Buyer?
Stanowisko Indirect Buyer obejmuje wiele ról, łącząc pięć głównych celów, które są nieodłącznie związane z zakupami, ale wymagają określonej strategii:
Redukcja kosztów
Ponieważ oszczędzanie pieniędzy jest kluczowe dla tej roli, Indirect Buyer skupia się w szczególności na całkowitym koszcie zakupów, na zapewnieniu prawidłowego wykonania kontraktów oraz na wyeliminowaniu zbędnych wydatków.
Promowanie innowacji i transformacji biznesowej
Cyfryzacja zakupów pośrednich jest najwyższym priorytetem. Korzystanie ze skutecznego rozwiązania w zakresie e-zamówień umożliwia przezwyciężenie niektórych trudności, jak zbyt duże obciążenie związane z zarządzaniem lub brak przejrzystości wydatków. Osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer muszą jednak również wspierać dyrektora ds. zakupów we wprowadzaniu tych narzędzi. Specjaliści ds. zamówień pośrednich odgrywają ponadto rolę motorów innowacji, zwłaszcza poprzez relacje z dostawcami. Monitorują i doradzają innowacyjne rozwiązania, aby sprostać potrzebom swoich klientów wewnętrznych.
Tworzenie efektywnej sieci
Osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer muszą pozycjonować się jako kluczowi partnerzy dla swoich interesariuszy. Pozyskują i angażują klientów wewnętrznych, jednocześnie rozwijając relacje z dostawcami w celu nawiązania długotrwałych relacji partnerskich.
Przyczynianie się do CSR
Odpowiedzialność społeczna biznesu stała się kluczowym wyróżnikiem we wszystkich jego aspektach, zarówno dla klientów, jak i partnerów. Osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer mają zatem do odegrania kluczową rolę, szczególnie na poziomie europejskim, poprzez zasadę Made in Europe. To na mniejszą skalę obniża koszty, jednocześnie promując zatrudnienie i gospodarkę na poziomie lokalnym. Jednym z ich celów jest zatem włączenie pewnych kryteriów CSR do ich polityki zakupowej i dostosowanie tych kryteriów do celów biznesowych.
Zarządzanie ryzykiem
Osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer muszą dostosować się do coraz bardziej restrykcyjnego otoczenia regulacyjnego. Ryzyko dostawcy jest znacznie większe w przypadku zarządzania dużym portfelem i licznymi transakcjami. Aby zarządzać tym ryzykiem, Indirect Buyer musi ściśle współpracować z działem prawnym i zachować czujność w zakresie ryzyka związanego z dostawcami przez cały okres obowiązywania umowy.
Współpraca to integralna część tej roli, ponieważ osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer wchodzą w interakcje z dużą siecią, w tym z działami biznesowymi, zarządem ogólnym i dostawcami. To nie przypadek, że specjaliści do spraw zakupów pośrednich są teraz nazywani „partnerami biznesowymi”!
Jak zostać Indirect Buyer?
Zespoły ds. zakupów pośrednich zarządzają wieloma kategoriami produktów, dostawcami i klientami wewnętrznymi. Jest to również jedna z głównych cech odróżniających tę funkcję od zakupów strategicznych: współdziała z dużą liczbą interesariuszy. Podczas gdy pewne umiejętności pozostają wspólne w świecie zamówień (na przykład negocjacje), osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer muszą rozwinąć specyficzną wiedzę i umiejętności interpersonalne, aby osiągnąć sukces w swoich celach.
Jakie studia są potrzebne, aby ubiegać się o stanowisko specjalisty do spraw zakupów pośrednich (Indirect Buyer)
Przed złożeniem podania o pracę na stanowisko Indirect Buyer kandydaci zazwyczaj kończą studia w dziedzinie biznesu. Na etapie rekrutacji mogą odwołać się do wiedzy z zakresu zarządzania pośrednimi zamówieniami, zdobytej podczas wcześniejszych projektów. Doświadczenie w tej dziedzinie może pomóc w zdobyciu tej pracy i negocjowaniu wynagrodzenia.
Know-how: mocne i słabe strony
Na ProcureCon Indirect Europe w 2019 roku Indirect Buyers podsumowali swoje umiejętności. Chociaż uważali, że opanowali logistykę i zarządzanie kategoriami produktów i ich dostawcami, czuli jednak, że mogą poprawić zarządzanie interesariuszami, a także ulepszyć kwestię zrównoważonego i odpowiedzialnego zaopatrzenia. Jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem, wyniki były niejednoznaczne, najprawdopodobniej dlatego, że otoczenie regulacyjne i ryzyko stale się zmieniają, co wymaga czujności.
Umiejętności interpersonalne: podstawy
Umiejętności interpersonalne, na przecięciu inteligencji emocjonalnej i społecznej, są niewątpliwie warunkiem realizacji pośrednich zakupów, wraz z trzema słowami kluczowymi.
1. Wiedza
Francis Bacon powiedział, że wiedza to potęga.
Ten cytat doskonale pasuje do świata zakupów. Aby zaspokoić potrzeby swoich klientów wewnętrznych, specjaliści do spraw zakupów pośrednich (Indirect Buyers) muszą posiadać dogłębną wiedzę o swojej firmie, działach biznesowych, pracownikach, ich potrzebach i nie tylko. Aby wnieść wartość dodaną, muszą także zwracać uwagę na swoje środowisko, dostawców i innowacje. Powinni rozwijać relacje z pracownikami, aby poprawić skuteczność ich działań.
Cechy behawioralne: ciekawość i zdolność adaptacji.
2. Komunikacja
Aby nawiązać więzi z interesariuszami, osoby zatrudnione na stanowisku Indirect Buyer muszą być w stanie przetłumaczyć posiadane przez siebie kluczowe informacje (wydatki, ryzyko itp.) na język przystępny i łatwo zrozumiały dla wszystkich. Wyzwanie polega na tym, że mają do czynienia z szeroką gamą partnerów: użytkownikami i decydentami z różnych kultur i poziomów!
Cechy behawioralne: aktywne słuchanie, empatia i przejrzystość.
3. Współpraca
Słuchanie, dyskusja i refleksja z interesariuszami są niezbędne do budowania relacji opartych na zaufaniu, uzyskiwania wsparcia sieci, a tym samym tworzenia wartości. Spróbuj zmienić media IT lub oprogramowanie, które jest stosowane w firmie (takie jak system poczty e-mail) bez konsultacji z zespołem IT, a nawet użytkownikami końcowymi! Takie podejście byłoby skazane na niepowodzenie.
Cechy behawioralne: miękkie umiejętności, przywództwo, dyplomacja i nauczanie.
Miękkie umiejętności stają się coraz częściej integralną częścią programów szkoleniowych. Gordon Crichton, dyrektor MAI (zarządzania międzynarodowymi zakupami i innowacjami) zgadza się: „O ile funkcja zakupów jest coraz bardziej zintegrowana w górę, aby tworzyć część »dużego obrazu« wraz z badaniami i rozwojem lub marketingiem, rozwój umiejętności relacyjnych jest kluczem do sukcesu projektów”.
Działając jako swego rodzaju mediator i influencer w swojej branży, Indirect Buyers stają się prawdziwymi „partnerami biznesowymi”. Jak przypomina Nathalie Merminod, starszy wykładowca w IAE (Institut d’Administration des Entreprises) w Grenoble, w swoim artykule Nowe role i profile umiejętności kupujących: „Sukces, a nawet realizacja zamówienia zależą od jego umiejętności zarządzania relacjami”. W zakupach pośrednich przyszedł czas na współpracę!