Obecnie wiele firm rozpoczyna transformację od cyfryzacji i automatyzacji procesów. Procesy zakupowe, które są szczególnie czasochłonne, powtarzalne i bez rzeczywistej wartości dodanej, są idealnymi kandydatami do rozpoczęcia zmian zmierzających w kierunku dematerializacji.
W tym celu firmy wprowadzają rozwiązania z zakresu e-procurement, które sprawiają, że możliwa staje się dematerializacja zakupów dokonywanych u dostawców, a tym samym umożliwiają optymalizację procesu Procure-to-Pay (P2P). Rozwiązania te postrzegane są jako źródło oszczędności i ogólnej efektywności i zostały w ostatnich latach wprowadzone na szeroką skalę. Na pierwszy rzut oka operacje e-procurement mogą wydawać się skomplikowane i wymagające korzystania z wielu narzędzi. Pomożemy Ci się odnaleźć, szczegółowo opisując kluczowe etapy e-procurement i ich główne korzyści.
Dematerializacja procesu zakupów w trzech etapach
Aby móc zautomatyzować proces zakupów, firmy muszą przejść trzy zasadnicze etapy.
Etap 1: dostęp do oferty
Przede wszystkim użytkownicy muszą mieć dostęp do oferty produktowej odpowiadającej ich potrzebom, proponowanej przez dostawców na warunkach umów wynegocjowanych przez ich dział zakupów (rabaty, koszty wysyłki itp.).
W tym celu mogą wykorzystać:
• Sklep internetowy ich dostawców: to rozwiązanie jest szybkie i łatwe do wdrożenia i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami dla firm.
• e-katalog: choć wymaga większych zasobów i inwestycji, wdrożenie e-katalogu pozwala na dalszą dematerializację i automatyzację całego procesu Procure-to-Pay (w tym wysyłanie zamówień i otrzymywanie faktur).
Istnieją dwie główne kategorie e-katalogu:
• Punch-Out: dzięki temu „dynamicznemu” e-katalogowi firmy mają dostęp do oferty aktualizowanej w czasie rzeczywistym (cena, dostępność zapasów i dane dostawy). Ten rodzaj katalogu jest szczególnie odpowiedni dla długich list produktów i pozwala uniknąć zakupów od dostawców spoza listy.
• Katalog hostowany: ten „statyczny” e-katalog daje firmom dostęp do określonej oferty, gwarantując stabilność wynegocjowanych cen. To rozwiązanie jest bardziej odpowiednie dla ograniczonych list produktów.
Użytkownicy mogą następnie wybrać swoje produkty online i utworzyć koszyk zakupów, który jest przekształcany w żądanie zakupu. Jest on następnie automatycznie integrowany z systemem informatycznym i może podążać za wstępnie zdefiniowanym obwodem walidacji, aby przekształcić się w zamówienie. W celu realizacji zamówień masowych i usprawnienia dostaw w celu optymalizacji narzędzie to zazwyczaj zawiera minimalną kwotę na zamówienie.
Etap 2: zamówienie
Po zatwierdzeniu zamówienie jest przekazywane do dostawcy w formie dokumentu elektronicznego, za pośrednictwem EDI (Elektronicznej Wymiany Danych). Przypominamy, że EDI odnosi się do wymiany ustandaryzowanych dokumentów elektronicznych pomiędzy dwoma partnerami handlowymi, komputer-komputer. System ten może działać z połączeniem bezpośrednim lub rozwiązaniem P2P.
Ten etap, zwany e-zamawianiem, pozwala na bezpośrednią integrację zamówienia w systemach informatycznych partnerów, co przyspiesza realizację i poprawia jakość (optymalizacja procesów zakupowych). Zamówione przez Internet produkty są następnie przygotowywane i wysyłane do firmy.
Etap 3: faktura
Po dostarczeniu towaru firma otrzymuje fakturę od swojego dostawcy. Zdematerializowana faktura pojawia się w formie dokumentu elektronicznego (przez EDI) lub pliku PDF, poświadczonego przez zaufaną stronę trzecią. W przypadku EDI faktura jest automatycznie uzgadniana z zamówieniem, bez ingerencji człowieka. Firma może wtedy dokonać płatności na rzecz dostawcy.
Dematerializacja procesu zakupowego i płynące z niej korzyści
W świetle obecnych wyzwań w zakresie konkurencyjności, którym muszą sprostać działy zakupów, dematerializacja transakcji staje się niezbędna.
Przede wszystkim e-procurement to optymalizacja procesów zakupowych takich jak całkowity koszt dostawy i innych usług kupowanych przez firmy. Takie podejście nie tylko obniży koszt każdej transakcji, ale także przyczyni się do zwiększenia ilości zamówień. I aż do 80% oszczędności!
Dzięki procesowi cyfryzacji działy zaopatrzenia zwiększają produktywności, jednocześnie przyczyniając się do tego, by klient wewnętrzny był w pełni zadowolony. Dematerializacja i automatyzacja procesów (do pewnego stopnia) pozwoli wielu interesariuszom zyskać cenny czas:
• Uproszczone zarządzanie zamówieniami.
• Minimalne przetwarzanie faktur dostawcy i reklamacji dla księgowości.
• Ułatwione pozyskiwanie produktów dla użytkowników.
Dzięki rozwiązaniom takim jak e-procurement i digitalizacja procesów biznesowych dział zakupów i finansów uzyska również jasną wizję wydatków. Pozwala im to kontrolować te wydatki i identyfikować przyszłe możliwości poprawy.
Wreszcie, proces e-procurement jest częścią podejścia ekologicznego. Transakcje online emitują mniej gazów cieplarnianych w porównaniu z tradycyjnymi procesami, które wiążą się ze zużyciem papieru, wysyłką pocztą itp.
Jak widać, dematerializacja transakcji to pierwszy krok w kierunku cyfrowej transformacji funkcji procurement [zakupów pośrednich]. W związku z tym musimy powtórzyć, że tego rodzaju projekt wiąże się z realnym zarządzaniem zmianą! Wśród czynników decydujących o sukcesie takiego projektu niezbędne są wewnętrzne wsparcie interesariuszy i zaangażowanie dostawców.
Aby dowiedzieć się więcej na temat e-procurament, pobierz nasz bezpłatny white paper.