Zakupy pośrednie, które stanowią większość wydatków, są na ogół scentralizowane na poziomie europejskim, a nawet globalnym. Dotyczy to na ogół materiałów lub narzędzi produkcyjnych. Istnieje jednak wiele dużych i średnich firm, które nie wdrożyły jeszcze scentralizowanej strategii w swoim łańcuchu dostaw w ramach optymalizacji zakupów pośrednich. Dzieje się tak, ponieważ ta kategoria zamówień, która jest (błędnie) uważana za niestrategiczną, cierpi z powodu znacznie mniej ustrukturyzowanego zarządzania. Proces ten jest jednak dość prosty i może generować realne oszczędności.
Standaryzacja produktów i zastosowań
Przez wiele lat strategia zakupów pośrednich uwzględniała głównie produkty lokalne. Ta zdecentralizowana strategia zakupowa umożliwiła wszystkim stronom zakup potrzebnych produktów u wybranych dostawców, zgodnie z ich własnymi praktykami.
Od około dwudziestu lat pod wpływem dużych producentów i dystrybutorów produkty te uległy standaryzacji. W wielu kategoriach zamówień pośrednich można teraz uwzględnić europejski podstawowy asortyment, który obejmuje 80% pozycji w jednej kategorii produktów. Możliwa jest zatem umowa ramowa obejmująca wszystkie europejskie zakłady danej firmy w oparciu o wspólną ofertę.
Ta standaryzacja produktów nastąpiła również wraz z konsolidacją interesariuszy. Prekursorem w tej dziedzinie jest rynek materiałów biurowych. Obecnie znajdujemy europejskich dystrybutorów w zakresie zaopatrzenia przemysłowego, dostaw i pakowania, którzy są w stanie wspierać swoich klientów w większości krajów, ponieważ wdrożyli rozwiązania pozwalające na rozwiązania takie jak europejska umowa ramowa. Posiadają zarówno wspólną ofertę, jak i kilka centrów logistycznych umożliwiających im szeroki zakres działania.
Europejska umowa ramowa – korzyści z jej wdrożenia
Europejska umowa ramowa ma dwie główne zalety. Są to redukcja kosztów i optymalizacja zakupów.
Redukcja kosztów
Umowa ramowa sprawia, że jednym z głównych celów firm jest optymalizacja zakupów i negocjowanie rabatów w celu osiągnięcia korzystnych cen. Innymi słowy, wzrost produkcji powoduje zmniejszenie kosztu jednostkowego. Nasze doświadczenie wskazuje na redukcję kosztów zakupów o blisko 30% dla firm, w których wdrożona została europejska strategia zakupów pośrednich. Rezultat jest naprawdę wart wysiłku!
Zarządzanie zakupami i optymalizacja zakupów pośrednich
Strategia działu zakupów polegająca na łączeniu procedur podpisywania umowy z działem zaopatrzenia zmniejsza obciążenie administracyjne dla wszystkich oddziałów w tej samej firmie. Oznacza to znaczną oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ kontrakty te ułatwiają rozwój e-zamówień, a także narzędzi zakupowych nowej generacji, które są również źródłem wzrostu produktywności i jakości. Takie podejście nabiera sensu, jeśli chodzi o zakupy pośrednie, ponieważ proces zakupowy rzadko jest optymalizowany pod ich kątem, a ich ukryte koszty nieuchronnie zwiększają całkowity koszt zamówień.
Umowa ramowa – kluczowy moment, czyli wdrożenie
Sukces europejskich umów ramowych, podobnie jak w przypadku każdej optymalizacji procesu dostaw, opiera się na znalezieniu równowagi między narzucaniem i stymulowaniem najlepszych praktyk w zakresie zakupów w odniesieniu do klientów wewnętrznych. Najtrudniejsza część zaczyna się po negocjacjach, kiedy zostaje podpisana umowa ramowa i następuje faza jej wdrażania.
Należy przekonać wszystkie strony, aby zrezygnowały z dostaw, jakie zapewniają lokalni dostawcy, a zamiast tego kontaktowały się z pośrednimi dystrybutorami zakupów, którzy zostali wymienieni przez organizację centralną. Czasami wynegocjowany rabat może być niższy niż ten, który proponują lokalni dostawcy. Niezbędne są zatem znajomość i komunikowanie pojęcia pełnego kosztu. Istnieje ryzyko, że indywidualne wydatki mogą się zwielokrotnić, nieuchronnie zawyżając całkowity koszt zamawianych produktów i usług, jednocześnie spowalniając proces zakupowy.
Maverick spend [wydatki Maverick] odnoszą się do zakupu towarów i/lub usług świadczonych poza procesami określonymi w polityce zamówień. Są one niezbędne dla funkcjonowania firmy i często dostarczanych w trybie pilnym. Ponieważ stanowią one znaczne ukryte koszty, ponad trzy czwarte firm traktuje ograniczenie wydatków niezależnych jako priorytet[1].
Zwycięska strategia, która łączy technologię cyfrową i relacje
Wdrożenie umów ramowych to prawdziwe wyzwanie, któremu trzeba sprostać, wykorzystując dwa czynniki.
Narzędzia cyfrowe
Firmie, która chce wdrożyć europejską umowę ramową, zależy na wspólnych narzędziach do składania zamówień. Niezależnie od tego, czy chodzi o dostawców, czy rozwiązanie e-zakupowe, ważne jest, aby umowa ramowa stała się głównym punktem odniesienia dla wszystkich użytkowników. Ułatwia to i przyspiesza proces zakupowy, jednocześnie umożliwiając, by strategia działu zakupów polegała na śledzeniu wydatków. Ta ostatnia może również zapewnić prawidłowe wdrożenie przedmiotowej umowy ramowej lub, w razie potrzeby, działania naprawcze.
Podejście oparte na relacjach
Firma ma też wszystkie narzędzia, by skorzystać z możliwości roll-outu dostawcy, czyli jego zespołów: zespołu sprzedaży w terenie, handlowców w biurze czy działu marketingu.
Strategia działu zakupów polega na promowaniu umowy z użytkownikami poprzez wyjaśnianie wynegocjowanych warunków (szczegóły oferty, rabaty, terminy dostaw itp.) oraz związanych z nimi korzyści. Można to zrobić podczas wizyty na miejscu, poprzez kampanie telefoniczne, e-maile itp. Zespoły są również w stanie dostarczać regularne raporty do działów zaopatrzenia w celu monitorowania ogólnej wydajności.
Przyjęcie europejskiej strategii zakupów pośrednich to optymalizacja zakupów, co gwarantuje lepsze zarządzanie portfelem dostawców, a także kontrolę warunków cenowych i negocjowanych usług. Po wdrożeniu tego rodzaju podejścia działy zakupów mogą podjąć kroki w celu optymalizacji zakupów pośrednich.
Pobierz nasz white paper „Zamówienia pośrednie: Sześć dźwigni, które poprawią Twoją strategię”.
[1] Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018.